J’ai testé pour vous : la TPBox

Par Marie Surreau, étudiante M2 TSM

logo_tpbox

La TPBox est un système de gestion de projet conçu pour les agences de traduction. Il s’agit d’une plateforme en ligne, il n’y a donc rien à installer sur son ordinateur. L’interface est disponible en plusieurs langues : anglais, français, allemand, espagnol et néerlandais. J’ai eu l’occasion de tester cet outil lors de mon stage au sein d’une agence de traduction. Si au début l’interface m’a paru complexe, il m’a fallu très peu de temps pour savoir l’utiliser. La force de cet outil est de rassembler au même endroit tout ce dont une agence de traduction a besoin. On y trouve notamment les fiches clients et les fiches fournisseurs. Les projets peuvent être gérés de A à Z sur la TPBox : réception de la demande de traduction, création du devis, recherche de fournisseurs, bons de commande, échanges par mail avec les clients et les fournisseurs, partage des fichiers sources et des ressources, retour des fichiers cibles, livraison, facturation, etc. Quel que soit son rôle au sein de l’agence, chacun y trouve les outils adaptés. La page d’accueil de l’agence permet à tous les membres de suivre l’avancée des différents projets et d’accéder rapidement à sa boîte mail.

tpbox

Page d’accueil de l’interface agence

J’ai finalement trouvé cet outil assez ergonomique. Tout est accessible en un clic, ce qui permet de gagner en productivité. Le tableau de bord est personnalisable, chacun peut donc l’organiser selon ses besoins. Les projets peuvent, par exemple, être triés par chef de projet, par client, ou encore par date de livraison.

La TPBox facilite la communication entre les membres de l’équipe, mais aussi avec les clients et avec les fournisseurs. En effet, l’outil s’adresse également aux traducteurs et aux clients. Ils peuvent accéder à la TPBox depuis leur espace personnel. Quand on leur parle de la TPBox, ils se montrent rarement réticents. D’après moi, il est cependant nécessaire de bien leur expliquer son fonctionnement et de leur envoyer un petit mode d’emploi.

Les clients peuvent faire leur demande de devis directement depuis leur espace personnel. Ils envoient leurs fichiers à traduire et remplissent un formulaire (voir la capture* ci-dessous) dans lequel ils doivent spécifier la langue source, les langues cibles et les services souhaités. Une fois le devis accepté, les clients ont la possibilité de suivre la progression de leurs projets.

demandedevis

Les fournisseurs, quant à eux, ont l’accès à leur fiche fournisseur afin de modifier leurs données personnelles (langues, outils dont ils disposent, domaines de spécialisation, tarifs, etc.). Ils reçoivent ensuite les offres directement dans leur espace personnel (voir ci-dessous).

offre-traduction

Une fois l’offre acceptée, ils récupèrent les fichiers sources, ainsi que les ressources disponibles (guides de style, fichiers de référence, mémoire de traduction, etc.). Ils peuvent ensuite accéder à leur bon de commande et au forum d’entraide. La livraison se fait, elle aussi, depuis la TPBox. De plus, les fournisseurs ont accès au système de facturation pour créer leurs factures. Par le biais de leur espace personnel, les traducteurs ont aussi la possibilité d’informer l’agence des dates auxquelles ils ne sont pas disponibles.

J’ai récemment découvert que la TPBox propose un outil de TAO en ligne. Je trouve que c’est une très bonne idée, en particulier pour les traducteurs qui n’utilisent pas encore la TAO. Je n’ai pas eu la possibilité de le tester, donc à voir si l’outil est performant ou non.

Le système de gestion de projet propose de nombreuses fonctionnalités. Certaines d’entre elles peuvent paraître toutes simples, mais elles nous facilitent vraiment le travail ! Tout d’abord, les mails peuvent être attachés au projet correspondant, ce que j’ai trouvé très ingénieux. Plus besoin de chercher dans sa boîte mail ! C’est pratique, rapide et surtout c’est très utile quand un second chef de projet doit gérer le projet en l’absence du chef de projet habituel. Une autre fonctionnalité intéressante est le forum d’entraide. Il permet aux traducteurs travaillant sur un même projet d’échanger entre eux et d’échanger avec le chef de projet. Cela évite notamment au chef de projet de répondre dix fois à la même question !

Par contre, le choix limité des langues de l’interface peut poser problème. Les clients ne parlent pas forcément une des langues proposées. Ils ne sont donc pas tous à même d’utiliser la TPBox. Un éventail plus vaste serait donc appréciable.

Comme vous l’aurez compris, j’ai beaucoup aimé travailler avec la TPBox durant mon stage. Selon moi, c’est un outil performant qui permet un gain de temps pour les chefs de projet.

 

 

*Toutes les captures d’écran proviennent du site internet de la TPBox. Merci à eux pour leur accord préalable.

 

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