J’ai testé pour vous… La gestion de projet grâce au logiciel Plunet BusinessManager

Par Clément Surrans, étudiant M2 TSM

Dans le cadre du Master TSM de l’université de Lille, j’effectuais cette année un stage au sein d’une entreprise de gestion de projet : Production SA. Il s’agit d’une société basée en Belgique, qui s’occupe de faire traduire des projets pour de nombreux clients, et qui contracte plus de 700 traducteurs. J’y ai découvert un logiciel, Plunet BusinessManager, qui permet de centraliser et traiter différents projets de traduction. En tant que débutant dans le milieu de la gestion de projet, j’appréhendais la complexité du suivi des projets. Pourtant, grâce à notre principal outil de travail, Plunet, j’ai pu avoir une vue d’ensemble sur les projets en cours, et sa simplicité m’a permis d’être autonome et proactif très rapidement.

Qu’est-ce que c’est ?

Plunet BusinessManager est une plateforme de gestion de projets linguistiques. Cet outil permet de gérer un projet de traduction multilingue, depuis sa création jusqu’à sa livraison, et de suivre l’état d’avancement du projet. Il s’appuie sur une plateforme web, et intègre un logiciel de traduction, une comptabilité financière et des systèmes de gestion de la qualité. Ce système est idéal pour l’optimisation de tous les processus de gestion et de workflow spécifiques aux fournisseurs de services linguistiques professionnels et aux services de traduction. Il est d’ailleurs disponible dans 11 langues.

Plunet regroupe ainsi la gestion de la commande, du devis et de la facturation, de l’avancement des différents projets, du suivi qualité et permet la compilation de glossaires. Il intègre également l’ensemble des fonctionnalités de la technologie Trados. La combinaison de ces deux systèmes, la gestion d’information SDL et les fonctions de gestion de projets d’entreprise de Plunet, facilite la mise en place de processus de gestion.

Comment ça marche ?

À partir de la plateforme en ligne, le Plunet Dashboard, les gestionnaires de projet peuvent avoir une vue d’ensemble sur tous les projets en cours. Vraiment pratique quand on doit en gérer des centaines !

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En cliquant sur un statut particulier, le détail des devis/projets au statut correspondant s’affiche en bas de page, en dessous du tableau de bord.

  • Request : il s’agit des commandes des clients. Une fois que les clients ont accès au portail, ils peuvent envoyer des demandes via celui-ci, y télécharger les fichiers et inscrire dans leur Request tous ce qu’il faut savoir pour démarrer le projet, tels que le niveau de service demandé ou le degré de confidentialité du contenu, et les consignes pour la traduction s’il y en a.
  • Quote et Order : une fois la commande reçue, il est possible de la convertir en devis pour le client, la Quote, ou de directement lancer le projet. Une fois ce devis accepté, la Quote sera elle aussi convertie en projet, sous le nom Order. Sur le Dashboard Plunet, les projets sont classés en sous-catégories selon les critères que vous voulez. Vous pouvez ainsi savoir quels projets sont urgents, lesquels sont prêts à être livrés, et ceux à traiter dans la journée.

 

L’avantage avec Plunet, c’est que vous pouvez créer votre projet SDL Trados Studio à partir de la plateforme en y associant la mémoire de traduction paramétrée dans le workflow du projet, et que les tarifs de vos clients sont directement liés à l’outil de TAO. Les prix sont calculés automatiquement à partir de l’analyse du fichier dans SDL Trados Studio.

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  • Jobs : Une fois le projet inscrit, il faut lui assigner les bons traducteurs. Dans la fiche du Job, grâce à différents filtres, vous pouvez sélectionner les traducteurs de votre base de données selon les spécificités de vos projets. Vous pouvez créer plusieurs jobs dans un projet, et ainsi préparer vos différentes ressources pour ce projet, comme un traducteur, un réviseur ou un préparateur de fichier. Vous pouvez personnaliser différents niveaux de services, et y associer les workflows prédéfinis.

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L’interface permet également de comparer les prix des ressources sélectionnées, pour vous aider à trouver la meilleure offre. Dès que vous avez trouvé votre traducteur, vous pouvez directement lui proposer le projet via la plateforme qui se chargera de lui envoyer la demande. Une fois le projet accepté par le traducteur, vous pourrez le lui assigner à partir de la fiche du Job. D’un simple clic, le traducteur peut recevoir tout ce qu’il faut pour commencer le projet. Grâce à l’intégration de SDL Trados Studio, il est possible de créer le package Studio directement à partir de la fiche du job. Le package se créera automatiquement à l’emplacement défini, et sera envoyé directement au traducteur dès que le projet lui sera assigné.

Une fois la traduction réceptionnée, il est possible d’effectuer un suivi qualité pour chaque traduction, en inscrivant dans la fiche du job le feedback du réviseur.

  • Tasks : Servant de mémo, les tâches en cours permettent de noter tout ce qu’il faut se rappeler pour la journée.
  • L’interface permet également la gestion de la facturation, mais je n’ai pas eu le loisir de découvrir ces fonctionnalités.

 

Que conclure ?

Plunet est très bon outil de gestion, qui permet de tout centraliser sur un seul et même écran. Je ne connais pas d’autre système de gestion avec lequel le comparer, mais je pense pouvoir dire qu’avec cet outil, le suivi des projets et d’une simplicité extraordinaire. Avec son système configurable, il propose diverses fonctions et extensions. Il n’existe pas de version gratuite, mais c’est un bon investissement. En prédéfinissant vos workflows, vous pourrez inscrire un projet en très peu de temps, et y associer vos ressources très vite. En intégrant la technologie Trados, il facilite la gestion terminologique et la tarification grâce aux tarifs prédéfinis pour vos clients et pour vos traducteurs. Il permet aussi d’effectuer le suivi qualité de vos traducteurs.

 

J’espère que vous serez emballés comme moi par cet outil !

 

Je tiens à remercier l’équipe de Plunet de m’avoir permis d’utiliser les photos de leur site pour mon article.

 

Sources :

https://www.capterra.fr/software/151878/plunet-businessmanager

https://www.plunet.com/en/translation-management-software/

 

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