Gestion de projets de traduction et gestion du stress : dans la tête de trois project managers

Par Audrey Thiébault, étudiante M1 TSM

Devis, plannings, clients, ressources humaines, problèmes techniques, imprévus… Vous êtes-vous déjà demandé comment les project managers parvenaient à rester zen ? Moi oui. J’ai donc interviewé trois personnes aux profils bien différents afin de découvrir et comprendre le stress qui plane au-dessus de ces magiciens de la gestion de projets de traduction.



Je vous laisse découvrir dans un premier temps, mon entretien avec Nancy Matis, femme d’affaire à la tête de sa propre société, professeure et auteure de « Comment gérer vos projets de traduction ».

J’ai commencé par demander à Nancy quelles étaient pour elle les principales sources de stress dans la gestion de projets de traduction. Elle nous explique de suite les problèmes du temps et de l’inconnu.

Nancy :  On me demande parfois pourquoi je ne laisse pas tomber certaines de mes activités afin d’arrêter de courir après le temps. Il est vrai qu’en parallèle du travail au sein de ma société, je donne cours dans plusieurs universités, j’ai écrit un livre et plusieurs articles sur la gestion de projets de traduction, je gère un site web sur ce sujet et je suis par moment très active sur les réseaux sociaux.  Ces derniers m’ont d’ailleurs permis d’accéder à un monde que je ne connaissais pas très bien et mon problème étant que je suis toujours très enthousiaste face aux nouveautés, j’ai fini par y passer beaucoup de temps ! Je me suis en outre engagée dans une association bénévole (TranslationCommons), j’ai donné des formations pour Traducteurs sans Frontière, et j’ai participé à diverses activités sur ProZ.com. J’ai en effet l’impression que les opportunités qui s’offrent à moi sont toujours tellement incroyables que je ne peux pas les refuser. Mais tout cela entraîne aussi pas mal de stress, principalement lié au manque de temps.

Heureusement, pour les tâches du quotidien, je suis épaulée par une excellente équipe. Néanmoins, sa gestion entraine aussi quelques challenges. Par exemple, deux cheffes de projet seront bientôt en congé de maternité, trois nouvelles personnes viennent de commencer, une stagiaire nous a rejoint, une autre arrivera dans quelques semaines… L’ajout de nouvelles personnes entraîne toujours un stress supplémentaire car nul ne sait comment se passera leur intégration. 

Au niveau des sources de stress, il y a également l’inconnu. Recevoir un type de projet dont nous n’avons pas l’habitude peut être par exemple un facteur de stress important. Il faut donc trouver les personnes adéquates pour y participer, ce qui éliminera déjà 80 % du problème. Ainsi, certains chefs de projets ne ressentent quasiment aucun stress car ils sont dans la continuité de ce qu’ils ont l’habitude de faire, ils travaillent toujours pour les mêmes clients, avec la même équipe et restent donc en terrain connu.

Elle mentionne également d’autres facteurs de stress tels que l’imprévu (qu’elle met en lien avec la question du temps) et le côté humain de ce métier qui n’est pas si simple.

Nancy : Le temps que nous prévoyons pour nos propres tâches est trop souvent insuffisant. Des imprévus viennent sans cesse s’ajouter au planning. À titre de comparaison, un traducteur spécialisé connaît le nombre de mots qu’il peut traduire en une journée, et peut prévoir le temps nécessaire pour les projets qu’il accepte. Un chef de projets, lui, ne peut jamais vraiment en être certain. Les clients et leurs demandes peuvent être imprévisibles : volume plus important qu’annoncé initialement, projet sortant de la zone de confort, mises à jour multiples, etc. En outre la gestion de l’aspect « humain » complexifie la gestion des projets, tant du côté des clients que des fournisseurs. Par exemple, de nouveaux clients requièrent parfois énormément de temps car il s’agit de leur expliquer comment fonctionne un monde qu’ils ne connaissent pas toujours et dont ils ne mesurent pas la complexité Par ailleurs, les ressources humaines ne sont pas des robots. Les gens tombent parfois malades, ont des problèmes personnels, font face à des contretemps qui affectent le déroulement d’un projet et augmentent le stress de celui qui le gère. Tous ces imprévus, purement liés au côté « humain », constituent, à mon sens, les sources de stress les plus importantes pour les project managers.

Lorsque je pense aux chefs de projets je les imagine comme des éponges à stress. C’est-à-dire qu’ils doivent gérer leur propre stress mais également celui des clients et des ressources humaines. Ressentez-vous parfois une certaine transmission du stress entre les différents acteurs d’un projet ?

Nancy :  C’est exact, et à cela s’ajoute le stress des collègues. Lorsqu’une personne en charge d’un projet commence à stresser, l’impact sur le reste de l’équipe est immédiat. C’est pour cette raison que j’apprécie tout particulièrement de travailler depuis chez moi, le stress se transmet bien moins facilement par e-mail !

Aviez-vous conscience de toutes ces difficultés lorsque vous avez commencé dans la gestion de projets ?

Nancy : À vrai dire, non. Lorsque je suis entrée dans la vie professionnelle je ne savais pas ce qu’était la gestion de projets de traduction. J’ai tout d’abord travaillé en production, en linguistique et au fur et à mesure, j’ai acquis de nombreuses compétences techniques. Par la suite, j’ai eu l’opportunité de diriger une petite équipe de traducteurs, puis de gérer des projets de plus en plus complexes de A à Z. Je n’ai pas bénéficié d’une formation en gestion de projets à proprement parler, j’ai appris le métier « sur le tas ». Je ne m’étais donc jamais réellement demandé à l’époque ce qui pouvait constituer ou non un facteur de stress pour un gestionnaire de projets.

Parvenez-vous à laisser ce stress au travail ou impacte-il votre vie personnelle ?

Nancy : Il m’arrive parfois de laisser le stress professionnel impacter ma vie personnelle par exemple lorsque je me sens « agressée » par une personne. J’éprouve aussi des difficultés à laisser au bureau les potentielles tensions qui surviennent dans l’équipe, elles restent souvent dans un coin de ma tête une fois la journée terminée. Cependant, mes centres de préoccupations ont changé au fur et à mesure de mon évolution professionnelle. En outre, avant d’avoir une vie de famille, je ne dissociais quasiment pas ma vie professionnelle de ma vie personnelle. Désormais, je n’ai plus le choix. Et depuis que je suis maman, je comprends vraiment ce que signifie être stressée !

Dans certaines entreprises employant des salariés, il est de plus en plus commun d’organiser des sortes de séminaires pour améliorer la cohésion entre les employés ainsi que la gestion du stress. Pensez-vous que ce concept peut être adapté dans un domaine tel que celui de la traduction/gestion de projets ?

Nancy : Notre métier ne nous permet pas d’avoir beaucoup de contact. Nous n’échangeons presque exclusivement par écrans interposés. Toutefois, depuis la création de ma société j’organise au moins une fois par an ce que j’appelle « le souper de société » où chefs de projets, traducteurs, responsables techniques, etc. se réunissent pour passer du temps ensemble sans évoquer le travail. En parallèle, une à deux fois par an, l’équipe de project managers et moi-même nous rencontrons en live pour discuter des clients et des divers challenges. Malheureusement, avec la crise sanitaire que nous traversons nous avons dû nous adapter… Outre les réunions de travail virtuelles, nous mettons en place des « apéro time » sur Zoom de temps à autres lors desquels nous pouvons discuter et plaisanter pendant des heures, en évitant au maximum de parler du boulot !

Autour de tout ce stress négatif, cette pression, ressentez-vous parfois du bon stress ?

Nancy : Bien sûr ! L’inconnu dont nous parlions tout à l’heure peut tout à fait être synonyme de bon stress. Le fait de commencer un projet qui sort de notre zone de confort devient alors excitant. Nous découvrons et apprenons de nombreuses choses et l’envie de bien faire, de donner notre maximum sans réellement savoir ce qu’il va bien pouvoir se passer nous motive. On pourrait comparer cela au trac d’un comédien avant de monter sur scène. Contrairement au stress « négatif », ce stress-ci, cette adrénaline, nous donne de l’énergie plutôt qu’il nous en prend !

Pour résumé voici les quelques « mots de la fin » de Nancy, quelques conseils :

Nancy : Il est essentiel d’être maître de son stress. Il faut savoir le reconnaître, l’accepter et le contrôler. Relativiser le problème qui vous stresse est, selon moi, primordial. Vous pouvez éventuellement parler de ce problème à une tierce personne car trop souvent, rester seul focalisé sur un problème nous empêche d’y voir clair et de le résoudre.

Une personne très sage, rencontrée au début de ma carrière m’a dit un jour que si un problème ne pouvait vraiment pas être résolu, il est préférable de le laisser tomber, car cela ne valait pas la peine de stresser outre mesure pour celui-ci ; mais, qu’au contraire, si on parvenait à le résoudre, ce problème disparaissait en nous aidant à évoluer.

J’ai ensuite interrogé Céline Lemaire, cheffe de projets depuis six ans, formée par Nancy Matis lors d’un stage en 2015 et particulièrement sujette au stress.

Aviez-vous conscience des difficultés et des responsabilités qu’engendre le métier de gestionnaire de projets avant de commencer ?

Céline : Je ne m’attendais pas à tous les aspects auxquels j’ai été confrontée. Avant d’effectuer mon stage je n’avais qu’une vague idée de ce qu’était la gestion de projets. Quand on sort juste des études, on ne sait pas trop où on va mettre les pieds, tout est une découverte et c’est parfois le cas encore aujourd’hui. 

Comment appréhendiez-vous vos premiers projets ? Et maintenant ?

Céline : En principe, nous travaillons en binôme. Le mien était rodé et selon moi, il avait tout mis en place pour que les choses se passent au mieux. Alors quand je suis arrivée je me suis dit que les équipes savaient ce qu’elles avaient à faire, les clients savent comment nous fonctionnons, il suffit que je suive les instructions tout se passera bien ! Et c’est relativement ainsi que ce sont déroulés mes premiers projets. L’ensemble de ce que je faisais était revérifié par mon binôme et par Nancy donc j’avais ce filet de sécurité qui m’aidait beaucoup. À mes débuts je trouvais ça presque facile ! J’analysais correctement le projet, je faisais le devis, le planning etc. puis j’attendais l’approbation du client, je lançais le projet et au final le client était toujours content du travail fourni. Cependant, un jour où mon binôme n’était pas là j’ai commis une belle erreur dans la préparation de mes fichiers (heureusement elle s’est avérée être en faveur du client). J’ai dû me débrouiller pour réparer cette erreur correctement et rapidement. C’est ce jour-là que j’ai compris qu’il fallait que je sois mon propre filet de sécurité. 

Maintenant c’est différent, je gère des projets un peu plus compliqués avec plusieurs langues, des fichiers complexes, avec une équipe à l’international et des projets très différents. Mais il m’arrive encore d’être surprise par certains projets car le monde de la traduction évolue énormément, surtout ces dernières années avec la machine translation par exemple. Je pense que le principal à l’heure actuelle est de réfléchir à la meilleure manière d’optimiser tout ce qui est déjà en place. 

Pensez-vous que ce besoin constant d’adaptation à l’évolution du secteur est un facteur de stress ?

Céline : Cela peut devenir une source de stress en fonction du temps dont on dispose. En fait, je pense que le plus stressant dans la gestion de projets ce sont les délais. Tout devient stressant si nous n’avons pas le temps d’appliquer tel ou tel changement ou lorsque certaines étapes doivent être effectuées en un claquement de doigts. C’est d’ailleurs pour cela qu’il est essentiel de faire comprendre la réalité de notre métier aux clients.

Pour vous le temps est-il la principale source de stress dans ce métier ?

Céline : Oui en effet, notamment en ce qui concerne les ressources humaines. Je pense principalement aux disponibilités des traducteurs, réviseurs etc. J’adorerais pouvoir être en possession des agendas de tous les acteurs d’un projet, cela me faciliterait grandement la vie ! Je repense à un projet que j’ai géré il y a peu où tous les traducteurs ne pouvaient pas commencer au même moment, ni faire le même nombre de mots par jour et n’étaient plus disponibles après telle date et donc ne pourraient rattraper le retard s’il y en avait. J’ai dû mettre en place un planning millimétré qui aurait pu fonctionner ! Mais un des traducteurs avait eu des soucis de santé et n’avait pas pu travailler pendant plusieurs jours, et surtout, il n’avait pas pu prévenir. J’étais totalement angoissée pendant ces quelques jours. Je comprenais tout à fait la situation du traducteur, il n’y avait aucun problème, mais le planning tout entier était chamboulé provocant un stress terrible chez moi. 

Lorsque je pense aux chefs de projets je les imagine comme des éponges à stress. C’est-à-dire qu’ils doivent gérer leur propre stress mais également celui des clients et des ressources humaines. Ressentez-vous parfois une certaine transmission du stress entre les différents acteurs d’un projet ?

Céline : Je n’avais jamais réfléchi comme cela mais je suis tout à fait d’accord ! Plusieurs fois je suis arrivée à remettre en question mon choix de carrière à cause de ce stress. Je suis quelqu’un de très perfectionniste donc je me rajoute une certaine pression moi-même ce qui n’aide généralement pas… Et c’est vrai que je suis déjà une éponge à stress dans la vie de tous les jours, je le ressens d’autant plus dans mon métier. Je pense qu’il est très important d’expliquer les choses [aux clients] et de soutenir nos équipes pour éviter de stresser et/ou de se transmettre notre stress. 

Dans vos réponses, j’ai l’impression que le stress est davantage contrôlé voire minimisé grâce à la communication ?

Céline : Exactement. Pour moi, la communication est la clé de tout dans ce métier. Cette communication serait d’autant plus simple et efficace si l’on ne travaillait pas de manière virtuelle… Nous pourrions nous entraider beaucoup plus facilement et ainsi éviter des moments de stress conséquents. D’ailleurs, un de mes collègues et moi-même avons décidé de passer nos journées de travail sur Skype afin de faciliter la communication entre nous. 

Parvenez-vous à laisser ce stress au travail ou impacte-il votre vie personnelle ?

Céline : Ça impacte très clairement ma vie personnelle ! C’est également pour cette raison que j’ai arrêté de travailler depuis chez moi, je ne pouvais plus être cette boule de nerfs dans mon lieu de vie. 

Autour de tout ce stress négatif, cette pression, ressentez-vous parfois du bon stress ?

Céline : Oui bien sûr ! En réalité, je pense que la majorité de mon stress est positif. Ce bon stress c’est en fait tous ces challenges que nous entreprenons et que nous sommes particulièrement fiers de relever. 

J’ai conclu ces entrevues avec Karine Cortiana, cheffe de projets pour Nancy Matis depuis maintenant douze ans et qui, quant à elle, ne ressent plus de stress dans son métier.

Aviez-vous conscience des difficultés et des responsabilités qu’engendre le métier de gestionnaire de projets avant de commencer ?

Karine : Non pas vraiment. Ma formation a été très théorique, tout au long de mon cursus je n’avais pas forcément idée de l’ampleur du travail que représentait ce métier. Une fois qu’on se retrouve dans la vie « réelle » on se rend vite compte que tout peut arriver et là on se pose vraiment beaucoup de questions. 

Comment appréhendiez-vous vos premiers projets ? Et maintenant ?

Karine : Je suis rentrée progressivement dans le métier de cheffe de projets grâce à Nancy, c’est-à-dire que j’étais majoritairement spectatrice des projets à mes débuts. J’étais, dans un premier temps, en copie de tous les mails afin de prendre conscience de la communication nécessaire. Ensuite, petit à petit, j’ai commencé à gérer des projets uniquement avec les équipes et j’ai fini par être en contact direct avec les clients. Je pense que cette manière progressive de procéder m’a réellement permis d’éviter de commettre de grosses erreurs, surtout face aux clients, et donc d’éviter un certain stress également. Aujourd’hui je gère tout seule sans problème. Je n’ai plus besoin que Nancy soit toujours au courant de tout et soit derrière moi, s’il y a un problème je sais le régler moi-même et sans stress.

Quelles sont d’après vous les principales sources de stress dans la gestion de projets ?

Karine : La principale source de stress que j’ai connu au début était surtout l’inconnu. J’avais peur de devoir gérer des projets complexes dont je n’avais pas l’habitude, avec des fichiers dont le format m’était inconnu et que je n’étais pas certaine de savoir analyser correctement etc. Et ce stress pouvait impacter tout mon projet, que ce soit l’analyse, le devis, le planning… C’était vraiment ma hantise. 

Lorsque je pense aux chefs de projets je les imagine comme des éponges à stress. C’est-à-dire qu’ils doivent gérer leur propre stress mais également celui des clients et des ressources humaines. Ressentez-vous parfois une certaine transmission du stress entre les différents acteurs d’un projet ?

Karine : À vrai dire, ça ne m’atteint plus. Mon expérience mais aussi ma vie personnelle, qui fait que je place mes priorités ailleurs, font qu’en réalité, lorsque j’arrive à mon bureau et que je commence à travailler, c’est mon moment « zen » de la journée. Je pense qu’une fois qu’on a compris que les clients, comme les ressources humaines, sont tout simplement des êtres humains avec des incapacités, des vies à gérer, une bonne partie du stress s’envole. J’essaie vraiment de relativiser en me disant que « ce n’est qu’un travail ». Des humains qui vendent un service à d’autres humains et peuvent tout à fait comprendre qu’il y ait un peu de retard sur un projet ou qu’une demande ne soit pas réalisable, mais il faut tout de même proposer et trouver une solution. Je ne ressens vraiment plus de stress personnellement, donc celui des autres ne m’impacte pas du tout. 

Parvenez-vous à séparer vie professionnelle et vie personnelle ou l’une impacte-elle l’autre ?

Karine : C’est vrai que ce n’est pas évident du tout ! Travailler à la maison fait que nous sommes toujours tentés de travailler un peu plus, à des heures qui ne sont plus raisonnables disons. Par exemple, j’ai tendance à lire mes mails le soir pour savoir à quoi m’attendre le lendemain matin, ça m’aide justement à ne pas stresser. Toutefois, je fais particulièrement attention à ne pas amener le professionnel dans le personnel. Chez moi, je dispose de ma pièce à moi pour travailler où personne n’a le droit d’entrer et, à l’inverse il est hors de question que je travaille hors de cette pièce. Mais il est certain qu’avoir une vie de famille me fait totalement relativiser en ce qui concerne le travail, et c’est en partie pour ça que je ne suis plus stressée, c’est parce que tout mon stress réside dans ma vie de ma famille ! Mes priorités ont changé et même si je me donne toujours au maximum dans les projets de traduction que je gère, je me dis que rien n’est grave, ce n’est « qu’un » projet de traduction, je pourrais presque dire que ce n’est pas la vraie vie. 

Si vous ne ressentez plus ce stress négatif, ressentez-vous à l’inverse du bon stress, un stress positif ?

Karine : Oui évidemment ! J’adore lancer des petits challenges avec l’équipe d’un projet. Par exemple, travailler très dur pour essayer de rendre un projet en avance, c’est stressant mais c’est vraiment un bon stress qui nous motive complètement et c’est une satisfaction immense lorsque nous y parvenons. Cette petite pression, cette adrénaline nous permet notamment d’éviter de travailler dans une routine qui peut vite devenir lassante. 

Un grand merci à Nancy, Céline et Karine pour le temps qu’elles m’ont accordé, leurs réponses et les discussions particulièrement intéressantes qu’elles ont entraînées.

Ce billet est une transcription d’entrevues orales.

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