J’ai testé pour vous… La gestion de projet grâce au logiciel Plunet BusinessManager

Par Clément Surrans, étudiant M2 TSM

Dans le cadre du Master TSM de l’université de Lille, j’effectuais cette année un stage au sein d’une entreprise de gestion de projet : Production SA. Il s’agit d’une société basée en Belgique, qui s’occupe de faire traduire des projets pour de nombreux clients, et qui contracte plus de 700 traducteurs. J’y ai découvert un logiciel, Plunet BusinessManager, qui permet de centraliser et traiter différents projets de traduction. En tant que débutant dans le milieu de la gestion de projet, j’appréhendais la complexité du suivi des projets. Pourtant, grâce à notre principal outil de travail, Plunet, j’ai pu avoir une vue d’ensemble sur les projets en cours, et sa simplicité m’a permis d’être autonome et proactif très rapidement.

Qu’est-ce que c’est ?

Plunet BusinessManager est une plateforme de gestion de projets linguistiques. Cet outil permet de gérer un projet de traduction multilingue, depuis sa création jusqu’à sa livraison, et de suivre l’état d’avancement du projet. Il s’appuie sur une plateforme web, et intègre un logiciel de traduction, une comptabilité financière et des systèmes de gestion de la qualité. Ce système est idéal pour l’optimisation de tous les processus de gestion et de workflow spécifiques aux fournisseurs de services linguistiques professionnels et aux services de traduction. Il est d’ailleurs disponible dans 11 langues.

Plunet regroupe ainsi la gestion de la commande, du devis et de la facturation, de l’avancement des différents projets, du suivi qualité et permet la compilation de glossaires. Il intègre également l’ensemble des fonctionnalités de la technologie Trados. La combinaison de ces deux systèmes, la gestion d’information SDL et les fonctions de gestion de projets d’entreprise de Plunet, facilite la mise en place de processus de gestion.

Comment ça marche ?

À partir de la plateforme en ligne, le Plunet Dashboard, les gestionnaires de projet peuvent avoir une vue d’ensemble sur tous les projets en cours. Vraiment pratique quand on doit en gérer des centaines !

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En cliquant sur un statut particulier, le détail des devis/projets au statut correspondant s’affiche en bas de page, en dessous du tableau de bord.

  • Request : il s’agit des commandes des clients. Une fois que les clients ont accès au portail, ils peuvent envoyer des demandes via celui-ci, y télécharger les fichiers et inscrire dans leur Request tous ce qu’il faut savoir pour démarrer le projet, tels que le niveau de service demandé ou le degré de confidentialité du contenu, et les consignes pour la traduction s’il y en a.
  • Quote et Order : une fois la commande reçue, il est possible de la convertir en devis pour le client, la Quote, ou de directement lancer le projet. Une fois ce devis accepté, la Quote sera elle aussi convertie en projet, sous le nom Order. Sur le Dashboard Plunet, les projets sont classés en sous-catégories selon les critères que vous voulez. Vous pouvez ainsi savoir quels projets sont urgents, lesquels sont prêts à être livrés, et ceux à traiter dans la journée.

 

L’avantage avec Plunet, c’est que vous pouvez créer votre projet SDL Trados Studio à partir de la plateforme en y associant la mémoire de traduction paramétrée dans le workflow du projet, et que les tarifs de vos clients sont directement liés à l’outil de TAO. Les prix sont calculés automatiquement à partir de l’analyse du fichier dans SDL Trados Studio.

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  • Jobs : Une fois le projet inscrit, il faut lui assigner les bons traducteurs. Dans la fiche du Job, grâce à différents filtres, vous pouvez sélectionner les traducteurs de votre base de données selon les spécificités de vos projets. Vous pouvez créer plusieurs jobs dans un projet, et ainsi préparer vos différentes ressources pour ce projet, comme un traducteur, un réviseur ou un préparateur de fichier. Vous pouvez personnaliser différents niveaux de services, et y associer les workflows prédéfinis.

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L’interface permet également de comparer les prix des ressources sélectionnées, pour vous aider à trouver la meilleure offre. Dès que vous avez trouvé votre traducteur, vous pouvez directement lui proposer le projet via la plateforme qui se chargera de lui envoyer la demande. Une fois le projet accepté par le traducteur, vous pourrez le lui assigner à partir de la fiche du Job. D’un simple clic, le traducteur peut recevoir tout ce qu’il faut pour commencer le projet. Grâce à l’intégration de SDL Trados Studio, il est possible de créer le package Studio directement à partir de la fiche du job. Le package se créera automatiquement à l’emplacement défini, et sera envoyé directement au traducteur dès que le projet lui sera assigné.

Une fois la traduction réceptionnée, il est possible d’effectuer un suivi qualité pour chaque traduction, en inscrivant dans la fiche du job le feedback du réviseur.

  • Tasks : Servant de mémo, les tâches en cours permettent de noter tout ce qu’il faut se rappeler pour la journée.
  • L’interface permet également la gestion de la facturation, mais je n’ai pas eu le loisir de découvrir ces fonctionnalités.

 

Que conclure ?

Plunet est très bon outil de gestion, qui permet de tout centraliser sur un seul et même écran. Je ne connais pas d’autre système de gestion avec lequel le comparer, mais je pense pouvoir dire qu’avec cet outil, le suivi des projets et d’une simplicité extraordinaire. Avec son système configurable, il propose diverses fonctions et extensions. Il n’existe pas de version gratuite, mais c’est un bon investissement. En prédéfinissant vos workflows, vous pourrez inscrire un projet en très peu de temps, et y associer vos ressources très vite. En intégrant la technologie Trados, il facilite la gestion terminologique et la tarification grâce aux tarifs prédéfinis pour vos clients et pour vos traducteurs. Il permet aussi d’effectuer le suivi qualité de vos traducteurs.

 

J’espère que vous serez emballés comme moi par cet outil !

 

Je tiens à remercier l’équipe de Plunet de m’avoir permis d’utiliser les photos de leur site pour mon article.

 

Sources :

https://www.capterra.fr/software/151878/plunet-businessmanager

https://www.plunet.com/en/translation-management-software/

 

La gestion de projet chez Robertson Languages : interview questions/réponses de deux de ses chefs de projet

Par Camille Bacha, étudiante M1 TSM

 

De gauche à droite, Susannah Dempster (Specialist Translation Project Manager) et Lucia Tarantola (Office Manager) de l’agence Robertson Languages International Ltd.

 

 

Au programme cette semaine, une interview questions/réponses avec Susannah Dempster et Lucia Tarantola, deux des chefs de projet de Robertson Languages International (Twyford, Royaume-Uni). Elles ont eu la gentillesse de bien vouloir me faire part de leurs expériences, pensées et opinions sur le marché de la traduction actuel ainsi que sur le rôle de chef de projet de traduction en agence. J’ai aujourd’hui le plaisir de partager leurs témoignages avec vous. Enjoy 😀 !

 

Bonjour à toutes les deux, pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Susannah : Bonjour, je m’appelle Susannah et je suis chef de projet de traduction spécialisée. Je travaille en particulier sur des projets qui ont un contenu plus spécialisé comme les domaines pharmaceutique et médical, l’ingénierie et le juridique.

J’ai 9 ans d’expérience dans l’industrie de la traduction, dont 7 ans dans la gestion de projets.

Après avoir étudié l’italien et l’espagnol à l’université, j’ai tout d’abord commencé à travailler dans le monde de la traduction en tant que Marketing and Vendor Manager avant de devenir chef de projet junior. Tous ces rôles m’ont été très utiles pour comprendre le rôle que chacun des membres d’une équipe joue pour rendre une traduction de qualité, et comment toutes les parties du processus se complètent.

 

Lucia : Bonjour, je m’appelle Lucia Tarantola et je travaille comme Office Manager chez Robertson Languages International. J’ai commencé ma carrière dans la traduction il y a 10 ans en travaillant pour une organisation mondiale de sécurité informatique en tant que traductrice vers l’italien et coordinatrice de projet. J’ai rejoint Robertson Languages en 2015 en tant que chef de projet de traduction. J’ai ensuite été promue au poste de directrice des opérations et, il y a quelques mois seulement, on m’a offert la possibilité d’être chef de bureau (Office Manager). Je suis titulaire d’un master en traduction technique et technologies de la traduction de l’Université de Surrey et d’une licence en langues (anglais et espagnol) de l’Université de Bologne.

 

Comment en êtes-vous arrivées à la gestion de projets ?

Susannah : Après l’obtention de mon diplôme en langues, je souhaitais toujours travailler dans un domaine lié aux langues, sans pour autant faire de la traduction. La gestion de projet me semblait très intéressante car elle faisait appel à toute une série de compétences sur des domaines très variés.

 

Lucia : J’aime planifier et organiser des projets, et j’adore travailler à un rythme soutenu.

 

Quel est le projet dont vous êtes le plus fier ?

Susannah : Le projet dont je suis le plus fier a été de travailler sur le cycle complet de développement ainsi que sur le marketing d’un produit éthique et écologique dans plusieurs langues. C’est amusant de le voir maintenant disponible dans les magasins et de voir les retours positifs en ligne, sur YouTube ou dans les magazines. Avoir réussi à mener ce projet à bien depuis les premières étapes de son développement jusqu’aux campagnes de marketing finales et avoir contribué à augmenter la présence de la marque d’un si bon produit procure un véritable sentiment de satisfaction.

 

Lucia : J’ai vraiment aimé travailler sur la traduction et la PAO d’un magazine de chaussures pour les marchés japonais et arabe. Le produit final devait être parfait avant de passer à l’impression et nous avons tous travaillé très dur pour atteindre l’exigence de qualité attendue. Nous avons dû  effectuer plusieurs séries de révisions et faire très attention à la gestion de chacune des versions. La communication avec le client et les marchés locaux a été essentielle et a donné lieu à de nouvelles opportunités de traduction pour nous.

 

Quels sont les avantages et les inconvénients de la gestion de projets ?

Susannah : Tu as l’opportunité de travailler sur des projets qui recouvrent des domaines très variés. Il y a toujours des choses nouvelles à apprendre en plus des nouveautés technologiques, ce qui rend ce travail passionnant. L’inconvénient est que les délais sont souvent très courts et qu’il faut donc travailler à un rythme assez soutenu.

 

Lucia : J’adore interagir avec des professionnels de différents pays, et j’aime le fait que chaque projet soit différent du précédent. Par contre, lorsque la technologie ne collabore pas, cela peut être très frustrant.

 

Pourquoi avez-vous choisi de travailler au sein d’une agence plutôt qu’en tant qu’indépendant ?

Susannah : Un revenu régulier te permet de savoir combien tu vas gagner chaque mois. Puis, c’est plus agréable de travailler avec d’autres personnes plutôt que d’être tout seul. Tu as ainsi la possibilité d’échanger des connaissances et d’apprendre de nouvelles compétences auprès de tes collègues.

 

Lucia : Tout simplement parce que j’aime l’atmosphère de bureau ainsi qu’être entourée par des collègues très sympathiques.

 

Selon vous, que peut apporter un stagiaire au sein d’une agence comme Robertson Languages International ?

Susannah : C’est toujours très utile d’avoir un coup de main sur les projets. Je pense aussi qu’il est bon d’avoir un regard neuf et de nouvelles idées, et on peut également profiter des compétences des étudiants acquises lors de leurs études, notamment sur les derniers développements technologiques en date, que les étudiants auront probablement vus en cours.

 

Lucia : Les stagiaires sont d’une grande aide pour contribuer à la réalisation de nos projets en accord avec les normes élevées de qualité auxquelles nos clients s’attendent. Notre stagiaire actuelle, Camille nous a été d’une aide formidable en nous aidant à faire du QA, à créer des projets de traduction via les outils de TAO tout en se familiarisant avec notre logiciel de gestion de projet. Elle est devenue un élément clé de l’équipe RLI !

 

Que pensez-vous des outils d’aide à la traduction en ce qui concerne la traduction mais aussi la gestion de projets ?

Susannah : Les outils de TAO sont très utiles pour la traduction et nous permettent de nous assurer que le texte est précis et cohérent avec le contenu déjà traduit, ainsi que de sélectionner facilement les répétitions pour traduire plus vite. Dans l’ensemble, ils sont fournissent une qualité de traduction qui ne pourrait pas être atteinte sans eux. Pour les chefs de projet, les outils de TAO permettent de contrôler un projet et la terminologie du client, mais ils peuvent être un peu pénibles car ils ne sont pas légion. Il faut donc travailler avec des traducteurs qui utilisent différents outils. Par conséquent, une grande partie de votre journée peut être consacrée à essayer de résoudre des problèmes d’intégration et d’étiquetage, surtout si le traducteur n’est pas très à l’aise avec ces outils.

 

Lucia : Les outils de TAO sont essentiels à notre travail. Ils nous permettent incontestablement de fournir des traductions de bonne qualité et ce, de manière constante.

 

Le monde de la traduction subit actuellement d’importantes mutations, notamment avec le développement de la traduction automatique. Comment voyez-vous l’avenir du marché d’ici 5 à 10 ans ?

Susannah : Je suis convaincue que la traduction automatique prendra davantage de place, car beaucoup d’entreprises investissent dans le développement de cette technologie. Tout le monde devra donc s’adapter et modifier sa méthode de travail pour répondre aux attentes du client qui souhaite de plus en plus faire appel à cette technologie, à mesure que la qualité s’améliore.

 

Lucia : Je pense que l’avenir de la traduction est prometteur à condition d’être prêts à adopter les nouvelles technologies avec une attitude positive et à nous adapter aux nouvelles exigences et attentes.

 

 

Encore un grand merci à Susannah et Lucia pour leur participation !

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’agence Robertson Languages, n’hésitez pas à vous rendre sur leur site : https://www.robertsonlanguages.com/ ; ou encore sur leur page Linkedin : https://www.linkedin.com/company/robertson-languages-international-ltd/.

 

 

Bien traduire pour son public cible : entre règles et usage

Par Audrey Duchesne, étudiante M2 TSM

public cible

 

Dès le début des études en traduction, les enseignants habituent les étudiants à traduire pour un public cible précis. En effet, plusieurs facteurs sont à prendre en compte lors de la traduction. Dans ce billet de blog, j’ai donc choisi de traiter les facteurs qu’il faut toujours garder à l’esprit lors du processus de traduction.

La culture

D’abord, il est nécessaire de prendre en compte la culture du pays auquel est destiné le texte cible. En effet, on ne traduit pas de la même façon pour un public cible qui connaît la culture du texte source ou qui emploie des mots de cette langue source, et pour un public cible qui ignore totalement quelle est la culture de ce pays. En France, par exemple, si l’on traduit un texte source qui fait référence à la culture britannique et que le public cible ne comprend pas un mot d’anglais ou ne connaît pas cette culture, il est nécessaire d’expliquer ou d’adapter les points que le public cible pourrait ne pas comprendre. Si, au contraire, le public cible comprend l’anglais ou connaît la culture britannique, nul besoin de traduire car cela serait perçu comme une mauvaise connaissance de ce public cible et de l’usage qu’il fait de cette langue. Le traducteur joue un rôle de lien entre le lecteur source et le lecteur cible : l’information présente dans le texte source doit être comprise par le lecteur du texte cible.

L’Histoire

Le traducteur doit s’adapter à l’Histoire du pays. Par exemple, le mot « nazi » utilisé dans un texte source en anglais américain n’aura pas le même impact en France ou en Allemagne. Il est beaucoup moins choquant aux États-Unis étant donné que les répercussions que ce mot implique n’ont pas été les mêmes aux États-Unis et en Europe. Les mots ne sont pas connotés de la même façon dans toutes les régions du monde. C’est pour cela qu’il est très important d’avoir une bonne connaissance de l’Histoire du pays auquel est destiné le texte cible. Dans ce cas précis, il convient d’utiliser un autre mot en Europe pour ne pas choquer le public cible. De plus, certains événements qui ont eu lieu dans un pays peuvent être complètement inconnus dans un autre pays parce qu’ils n’ont pas eu de répercussions mondiales, par exemple. Dans ce cas, le traducteur doit traduire de façon à ce que le public cible comprenne quel a été cet événement précis et encore une fois, s’adapter à son public cible afin que l’information présente dans le texte source soit comprise par le lecteur du texte cible.

Un mot peut en cacher un autre…

Certaines traductions prêtent également à sourire ou révoltent de par les mots employés. Certains mots dans une langue peuvent signifier autre chose dans une autre langue. Le traducteur doit donc être conscient de cette différence de sens s’il veut laisser le mot source tel quel. Il ne doit pas choquer son auditoire car cela peut avoir des répercussions internationales. Prenons l’exemple d’une voiture de General Motors. Celle-ci portait le nom de « No Va ». Or, en espagnol, cela signifie « ne fonctionne pas ». L’effet marketing est donc totalement raté puisque la publicité était destinée à vanter les performances de la voiture et non à faire sourire.

Traduire vers sa langue maternelle pour en connaître l’usage

Il est plus pertinent de traduire vers sa langue maternelle. En effet, il est possible de très bien connaître une langue, ses règles et sa grammaire sans pour autant savoir traduire. Des manuels ou des dictionnaires ne suffisent pas pour traduire vers une langue, il faut également connaître l’usage de celle-ci. Pour ce faire, il faut connaître les subtilités ou les images employées par cette langue. Il est possible de connaître une langue sans pour autant en connaître l’usage. Le traducteur doit s’adapter à l’usage de la langue vers laquelle il traduit. Les langues évoluent sans cesse et le traducteur doit en être conscient pour traduire de la meilleure façon.

L’âge du public cible

On ne traduit pas de la même façon lorsqu’on s’adresse à des enfants ou à des adultes. Il est d’usage, en France du moins, de tutoyer les enfants lorsqu’on s’adresse à eux alors qu’on vouvoie les adultes. En effet, il n’est pas convenable et concevable de tutoyer les adultes qu’on ne connaît pas. Ces derniers pourraient trouver cela irrespectueux. De même, vouvoyer un enfant paraîtrait étrange pour le public cible. De plus, le tutoiement marque la proximité, ce qui attire l’attention de l’enfant et donc exprime une certaine connivence avec le public cible. Le traducteur doit déterminer une stratégie de traduction en fonction de son public. Il doit s’adapter de la meilleure façon au lecteur visé : il ne doit pas utiliser un style plus compliqué que le style source par exemple. Il doit respecter les normes de la langue cible lors de la traduction.

Le niveau de connaissance du domaine par le public cible

Le traducteur ne traduira pas de la même façon si le public cible est un public spécialisé dans le domaine du texte source ou s’il s’agit d’un public qui n’a aucune connaissance dans ce domaine. Pour l’un, il ne faut surtout pas expliciter les termes, les rendre plus généraux alors que pour l’autre, il faut rendre les termes du texte source plus généraux afin qu’ils soient compréhensibles pour le public cible. Si le traducteur traduit de façon trop générale pour un public cible qui connaît le domaine, ce dernier ressentirait cette traduction comme un affront et mettrait en péril la crédibilité du texte cible. Si au contraire, le traducteur traduit de manière trop spécialisée pour un public cible qui ne connaît pas le domaine de spécialité, ce public pourrait ne pas comprendre le texte cible et le traducteur aurait donc manqué à sa tâche de transmission de l’information présente dans le texte source.

Conclusion

Comme nous l’avons vu dans ce billet, il ne suffit pas de parler deux langues pour bien traduire. Le traducteur doit suivre l’évolution de sa langue et s’adapter à son public cible pour être certain de faire passer l’information du texte source au texte cible. S’il perd de vue son objectif de traduire pour un public cible précis, alors sa traduction ne sera pas complète. Évidemment, la liste des facteurs à prendre en compte que j’ai effectuée n’est pas exhaustive. Cependant, ce sont, pour moi, les principaux facteurs à prendre en compte lorsqu’on traduit.

 

 

Liens :

Interview de Maja Bednarek, gestionnaire de projet pour TranslateMedia en Pologne

Par Emmanuelle Dutreuil, étudiante M1 TSM

 

Aujourd’hui, je vous propose une interview de Maja Bednarek, gestionnaire de projet de traduction, basée à Łódź, en Pologne. J’ai rencontré Maja au début du stage que j’effectue actuellement en assurance qualité chez TranslateMedia, une agence de traduction à Londres, qui possède des bureaux aux États-Unis, en Chine et en Pologne.

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– Tout d’abord, peux-tu me parler un peu de tes études ? Qu’as-tu étudié ? Quelles langues parles-tu ?

J’ai effectué une licence de philologie française, avec une UE de philologie anglaise (spécialité enseignement du français comme langue étrangère) à l’Université de Łódź, en Pologne. Je suis sur le point de terminer mon Master en philologie française spécialité traduction.

Je parle couramment anglais et français, j’ai un niveau intermédiaire en turc et j’ai les bases en italien. J’ai aussi appris l’allemand jusqu’au collège. Ces connaissances m’aident beaucoup au quotidien.

 

– Pourquoi as-tu décidé de devenir gestionnaire de projet ?

C’est en quelque sorte une coïncidence. J’ai postulé dans beaucoup d’agences et j’étais à la recherche d’un emploi dans le milieu des langues. Je suis tombée sur l’annonce de TranslateMedia pour un poste de gestionnaire de projet à Zduńska Wola auquel j’ai immédiatement postulé. Je pensais que ce serait le parfait point de départ de ma carrière professionnelle. C’était mon tout premier entretien et j’ai été prise.

 

– Depuis combien de temps travailles-tu chez TranslateMedia ?

Ça fera un an le 8 août. Le temps file à une vitesse…

 

– Qu’est-ce qu’une journée typique pour toi ?

Le point positif de ce travail, c’est que les jours ne se ressemblent pas. Le marché français est très particulier et je ne sais jamais à quoi m’attendre quand j’arrive le matin. Il est possible qu’un jour je ne fasse que des QA et que le lendemain je sois occupée à attribuer des projets très urgents à des traducteurs.

 

– Y a-t-il un projet « typique » ?

Comme je l’ai dit précédemment, il n’y a pas de projet « typique » car j’ai plusieurs clients avec des besoins et spécialités différents. S’il fallait vraiment que je donne une réponse, je dirais FR>EN, 1 000 mots en marketing.

 

– Pour les clients réguliers, utilises-tu toujours les mêmes linguistes ?

Je n’ai que quelques clients réguliers. Pour ceux-ci, nous avons une équipe de linguistes qui travaille sur ce compte. Parfois, il est suffisant de mettre le projet sur « Auto » (les linguistes reçoivent des alertes par email et peuvent s’attribuer la traduction). Cependant, il est primordial que les traducteurs connaissent le client, la terminologie appropriée, qu’ils aient un brief entre les mains et qu’ils aiment travailler avec ce client.

 

– Quels sont les aspects les plus compliqués de ton travail ?

Je dirais les projets complexes, notamment ceux qui ont un délai très court, quand il n’y a pas de linguiste disponible et que le client souhaite recevoir ses traductions le plus rapidement possible. Il est également compliqué de gérer les situations dans lesquelles un client modifie le fichier source alors que le projet a déjà été lancé ou lorsqu’il envoie d’autres phrases à traduire pour ce même document alors que le projet est terminé.

 

– Quel est l’aspect le plus gratifiant de ton travail ?

Je trouve cela très gratifiant quand les traducteurs me disent qu’ils ont aimé travailler avec moi ou quand ma supérieure me dit que j’ai fait du bon travail, surtout lors de projets très complexes. C’est aussi très gratifiant et motivant quand je rends possible un projet qui paraissait impossible au départ.

 

– Comment gères-tu les délais très courts, les plaintes des clients ou les problèmes avec les linguistes ?

C’est très stressant. Heureusement pour moi, j’ai de bonnes qualités relationnelles et je parviens, la plupart du temps, à faire que tout fonctionne comme il faut.

En ce qui concerne les délais très courts, j’ai une excellente équipe de linguistes avec qui j’ai une très bonne relation. En cas d’urgence, je les appelle et leur demande leur aide.

Pour les plaintes des clients, c’est une question sensible. Parfois, il suffit de parler aux traducteurs et leur traduction est retravaillée. Parfois, c’est un peu plus compliqué.

 

– Tout au long de notre Master 1, on nous a enseigné l’importance de la présence sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo, Facebook, Twitter, etc.). Qu’en penses-tu ? Où trouves-tu tes linguistes ?

Je pense en effet que c’est très important ! Nous avons une base de données importante (de l’ordre de 6 000 linguistes) et la plupart du temps, nous faisons appel à des linguistes qui sont enregistrés chez nous.

Si jamais nous avons besoin d’un nouveau traducteur, personnellement, je regarde sur Proz et LinkedIn. Nous avons une équipe de recrutement qui se charge de recruter des linguistes tous les jours et ils les trouvent en général sur les réseaux sociaux.

 

– Tu es spécialisée dans le marché français, mais tu travailles également avec d’autres langues. J’imagine que pour certaines langues, il est plus compliqué de trouver des linguistes. Comment procèdes-tu dans ce cas ?

Je travaille avec beaucoup de clients parlant français mais pour ceux-ci nous n’effectuons pas seulement des projets EN>FR ou FR>EN. Ils peuvent tout à fait faire appel à nous pour d’autres langues. Comme je l’ai mentionné plus haut, nous avons une très grande base de données pour presque toutes les langues : pour les langues les plus demandées comme l’anglais ou l’espagnol, mais aussi pour les dialectes en Inde comme l’ourdou ou le bengali.

Récemment, j’ai eu un projet en occitan, une langue très peu demandée, parlée notamment dans le sud de la France, à Monaco et dans certaines parties de l’Italie et de l’Espagne. Avec l’équipe de recrutement, nous avons réussi à trouver un excellent traducteur qui est désormais dans notre base de données.

 

– Quels outils de TAO utilisent vos linguistes pour traduire ?

Nous avons notre OnlineEditor, qui est l’outil de TAO de TranslateMedia intégré à notre système. Nous encourageons nos linguistes à travailler sur celui-ci puisqu’il nous aide à gérer le flux de travail et les aspects techniques du projet. Environ 80 % de nos linguistes trouvent que l’OE est facile à utiliser et choisissent de s’en servir. Cependant, si l’un d’entre eux insiste pour travailler avec son propre outil de TAO, nous lui envoyons le fichier source en format .xlf ou .rtf ainsi que la mémoire de traduction et les documents de référence.

 

– Selon toi, quelles sont les qualités les plus importantes pour être un bon gestionnaire de projet ?

Être capable de faire plusieurs choses à la fois ! C’est primordial. Parfois, il arrive que je doive attribuer des projets, faire un devis pour un client, répondre à des questions des linguistes et faire un QA, tout cela à la fois. Je dirais aussi qu’il faut savoir bien gérer son temps. Je pense qu’il est également important d’avoir de bonnes compétences relationnelles pour avoir un bon contact avec les traducteurs. Aussi, je dirais qu’être minutieux est un très gros avantage pour les QA.

 

Je te remercie Maja d’avoir pris le temps et d’avoir eu la gentillesse de répondre à toutes mes questions.

Traductrice ET gestionnaire de projets : entre opposition et complémentarité

Par Marie Hidot, ancienne étudiante TSM

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Le marché de la traduction est en effervescence perpétuelle. Il s’agit là d’un fait dont je mesure chaque jour un peu plus la pertinence depuis ma première année de master, et ce, encore après presque 2 ans de travail en tant que freelance. Constamment en mouvement, il ne cesse de se transformer obligeant ses différents acteurs à faire de même et à s’adapter en permanence tels de véritables caméléons. Ainsi, il n’est pas rare de devoir acquérir rapidement et parfois dans l’urgence de nouvelles compétences pour satisfaire une demande particulière ou décrocher de nouveaux clients/comptes. Face à ce dynamisme permanent et ayant été formée de manière à avoir un regard qui soit le plus large possible, c’est tout naturellement que j’ai fait le choix d’orienter mon activité à la fois vers la traduction pure, mais également vers la gestion de projets, deux dimensions si différentes et complémentaires à la fois. Endosser tour à tour chacune de ces casquettes n’est pas toujours chose facile, et cela peut très rapidement vous sortir de votre zone de confort. Pourtant, une fois maîtrisé, cet exercice de jonglerie peut être une véritable opportunité d’élargir ses connaissances de façon quotidienne en se glissant tantôt dans la peau d’un chef de projet, tantôt dans celle d’un traducteur.

Dans mon cas, cette configuration a présenté et présente toujours les avantages suivants :

La polyvalence. Soyons clairs, à moins d’être ultra spécialisé dans un domaine, nous sommes tous amenés à faire preuve d’ouverture d’esprit et à accepter de varier les plaisirs. Toutefois, il s’agit ici d’aller plus loin que de passer simplement d’une tâche linguistique (voire technique) à une autre ou de gérer des comptes dont les processus, etc. diffèrent en tous points. Aussi intéressante soit-elle, cette approche présente malgré tout certains risques et implique entre autres de faire appel à sa pleine conscience à chaque instant, le passage d’un rôle à l’autre n’étant bien évidemment pas réglé comme du papier à musique. L’une des difficultés majeures consiste d’ailleurs à réussir à compartimenter les différentes tâches et à gérer les priorités en fonction des requêtes et urgences qui peuvent survenir tout au long de la journée. Si les traductions, révisions et autres tâches linguistiques sont plus ou moins prévisibles et peuvent être modulées en fonction des délais, ce n’est évidemment pas le cas de la gestion de projet, qui présente toujours son lot de surprises et péripéties en tout genre. D’autre part, on soulignera ici plus qu’ailleurs, le caractère indispensable d’une « To Do list » bien organisée.

Une connaissance approfondie des comptes grâce à l’intervention à la fois en tant que ressource et gestionnaire de projets. À condition de mettre en place les moyens nécessaires pour rendre la communication la plus fluide possible, le fait d’être en première ligne des échanges avec les clients permet de connaître parfaitement leurs attentes et d’avoir pleinement conscience des enjeux liés à tel ou tel compte ; données qui ne sont pas forcément accessibles aux collaborateurs linguistiques purs. À l’inverse, avoir la possibilité de se frotter véritablement au contenu à traduire, plutôt que d’en faire une analyse standard constitue un atout certain à l’heure d’apporter des réponses, de présenter des arguments pertinents aux clients qui contribueront au bon déroulement d’un projet ou de résoudre certains problèmes rencontrés par les autres collaborateurs impliqués sur ce même compte, etc. Les échanges ressources / PM / Linguistic Lead n’en sont alors qu’améliorés, chaque acteur étant à même de mieux cerner le travail de chacun, ce qui a bien évidemment un impact positif sur la qualité finale du travail livré.

Notons toutefois que la limitation du nombre d’intervenants peut, de manière tout à fait paradoxale, être à la fois synonyme de gage de qualité, de par l’amélioration de la cohérence, la connaissance approfondie du client sur plusieurs niveaux, mais également d’une prise de risque supplémentaire. En effet, tout comme il doit connaître les points forts et faiblesses de ses collaborateurs, le PM-traducteur doit être capable de poser des limites claires quant à ses compétences et à ce qu’il est ou non en mesure d’assumer.

La maitrise d’une large palette d’outils. Tout comme je l’avais déjà souligné dans mon rapport de stage à l’époque où j’étais encore étudiante, le marché de la traduction s’articule sur plusieurs niveaux, tous dépendants les uns des autres. Et si ce sont bel et bien les grosses agences internationales qui donnent le tempo, c’est véritablement aux plus petits, PME et freelances, de maintenir la cadence et de s’adapter en conséquence. La variété des interlocuteurs, les améliorations techniques et la concurrence nous obligent à nous former continuellement à de nouveaux outils, passant inlassablement d’un logiciel ou d’une application à une autre avec les avantages et désavantages qui en résultent. Ces allers-retours constants sont autant d’occasions de déterminer les points forts et les points faibles de chaque outil, en fonction de l’utilité qui leur est associée et du rôle endossé au moment d’y avoir recours. Au-delà de la connaissance approfondie des diverses fonctionnalités offertes, et donc de la fluidification de son propre travail, être confronté à ces outils en tant que linguiste et gestionnaire de projets peut devenir une source d’inspiration non négligeable au moment d’établir des processus complets qui nécessiteront de choisir tel outil plutôt qu’un autre, d’allier plusieurs programmes pour une optimisation totale ou de proposer aux clients des solutions qui se démarquent réellement.

Bien que risqué et impliquant une grande flexibilité dans l’organisation de son travail et de la gestion du temps, le choix de la polyvalence (lorsque cela est possible) reste néanmoins une méthode de choix si l’on souhaite continuer à se former dans des domaines complémentaires qui fonctionnent à l’image de vases communicants et permettent donc de gagner en autonomie dans ce marché en constante évolution.

Cette diversité m’amène d’ailleurs à la conclusion qu’il doit très probablement exister autant de manières de travailler que de linguistes, gestionnaires de projets, techniciens de la traduction, etc., chacun étant confronté à une réalité, des attentes, des clients et un quotidien différents. Et s’il est certain que nous sommes tous interconnectés, il est tout aussi évident que nos connaissances, aussi poussées soient-elles, ne représentent que la partie émergée de l’iceberg. Il va de soi que la dynamique et la complexité de ce domaine rendent difficile, pour ne pas dire impossible, la mise en place d’une représentation claire des pratiques de chacun, à moins bien sûr de créer un échantillon suffisamment représentatif de ces acteurs, d’aller à leur rencontre et d’apprendre de leur expérience…

EAZYLANG, la traduction professionnelle 3.0

Par Pénélope Girod, étudiante M1 TSM

Tête d'article

Eazylang, je suis tombée dessus il y a quelques mois lorsque je cherchais une structure susceptible de m’accueillir pour un stage. Eazylang n’est pas une agence de traduction et c’est ce qui a immédiatement retenu mon attention. C’est une plate-forme qui permet de mettre en relation des traducteurs professionnels directement avec des entreprises ou des personnes qui ont besoin de faire traduire leurs documents techniques.

 

Eazylang est une jeune start-up française implantée à Lyon. Mais Eazylang c’est tout d’abord un constat fait par ses fondateurs, Eric Lavost et Nicolas Fachon, celui de l’absence de place de marché en ligne permettant de mettre en relation des clients avec des traducteurs professionnels  de manière simple et rapide. A partir de là, une idée germe en 2002 et se concrétise enfin en 2012. Le lancement du projet Eazylang a été accompagné par l’incubateur Pulsalys puis par l’EM Lyon, dès 2015.

 

C’est un anti-annuaire, l’antithèse des hordes de réseaux sociaux professionnels qui peuplent Internet : il met directement en relation le client et le traducteur. Pour ce faire les deux parties doivent d’abord s’inscrire sur le site. Le traducteur doit entrer ses informations professionnelles, l’inscription est ensuite analysée par l’équipe d’Eazylang qui choisit d’accepter ou non la candidature du traducteur en se basant sur plusieurs critères parmi lesquels le fait d’être titulaire d’un diplôme de traducteur, l’utilisation d’outils de TAO, les traductions effectuées précédemment, et bien sûr le couple de langues. Ces informations permettent d’identifier les professionnels expérimentés et de filtrer les traducteurs amateurs qui voient leur inscription refusée. L’analyse des contenus déjà traduits permet d’orienter les projets vers des traducteurs qui maîtrisent déjà la terminologie requise. C’est ce qui fait l’originalité d’Eazylang. Une fois que le traducteur a reçu la confirmation de son inscription il peut importer ses mémoires de traduction (au format .tmx) ainsi que ses bases de données terminologiques (format .tbx) qui permettent d’établir un profil objectif.

 

Comment les clients et les traducteurs sont-ils mis en relation ?

Lorsqu’un client a besoin de faire traduire un document, il l’importe sur Eazylang et un algorithme analyse son contenu terminologique et le compare à celui des mémoires de traduction enregistrées dans les profils des traducteurs afin de former une liste de traducteurs à proposer au client (ceux qui ont déjà traité du sujet donné seront proposés en priorité). Ce système permet de trouver le traducteur avec le couple de langues recherché qui sera le plus efficace dans sa spécialité et qui correspond le mieux au contexte du document. Le client peut donc comparer les offres et les tarifs et choisir ce qui lui convient le mieux de manière plus effective. Le traducteur est quant à lui exempté de longues prospections et établit un lien direct avec sa clientèle. Chaque traducteur est noté par ses clients une fois le travail finalisé. Plus un traducteur a une note élevée et plus il a importé de mémoires de traduction, plus il remontera dans les listes.

 

Image 2

 

Il est également important de préciser que l’inscription sur Eazylang est absolument et totalement gratuite. Le traducteur ne paye pas de commission ou de charge en plus. La seule commission de la plate-forme est à la charge du client. Le traducteur est complètement libre de fixer les tarifs de son choix. Le paiement est totalement sécurisé, les fonds sont versés sur un compte séquestre chez un prestataire de service de paiement et y sont conservés jusqu’à la livraison du document traduit. Une fois que le travail est accepté par le client, la somme est transférée au traducteur.

 

Qu’en est-il de la sécurité et de la confidentialité des données ?

Les mémoires de traduction sont protégées juridiquement, seul leur auteur a accès à leur contenu. Pour Eazylang, c’est le moyen d’identification du profil des traducteurs au travers de leurs compétences réelles et c’est l’un des éléments pivot du système d’algorithme sur lequel se base tout leur concept. Tout est enregistré sur un cloud privatif dont la structure est solide et des sauvegardes de secours sont effectuées. L’utilisation de certificats SSL permet de crypter les données contenues dans les documents transférés sur la plate-forme ce qui assure la confidentialité des documents.

Tout se fait dans le même environnement sur Eazylang ce qui facilite grandement la correspondance entre le client et le traducteur. Une messagerie est intégrée à la plate-forme et conserve l’historique de la traduction. La traçabilité est de ce fait garantie. De plus une version « corporate » existe pour les entreprises qui veulent intégrer Eazylang dans leur propre environnement informatique, à l’aide d’API.

Une version spéciale pour les agences de traduction est également en cours de test. Elle permettrait entre autres d’intégrer les clients historiques au réseau et assurerait un gain substantiel de compétitivité. Le chef de projet verrait ainsi sa charge de travail allégée en réduisant la part de charges administratives.

 

En partant d’un simple constat et en voulant répondre à une problématique client, Eazylang a apporté, par un effet de vases communicants, de multiples réponses à tous les niveaux de la traduction. Aujourd’hui Eazylang est utilisé dans plus de 90 pays et propose actuellement plus de 270 couples de langues. Ce nombre est amené à augmenter en fonction de la demande des clients, Eazylang souhaitant faire correspondre l’offre de traduction avec les besoins réels des clients. C’est aussi un moyen très pratique d’assurer le nomadisme des traducteurs.

Alors, prêts à tester Eazylang ?

 

Je remercie l’équipe d’Eazylang d’avoir répondu à mes questions et de m’autoriser à utiliser des images de leur site.

Guide de style : mode d’emploi

Par Alix Lecornet, étudiante M1 TSM

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Les entreprises, traducteurs, réviseurs et responsables d’assurance qualité utilisent des guides de style afin de s’assurer que l’image de marque du client soit représentée avec justesse et précision sur les marchés internationaux. Ils sont utilisés en complément des outils de TAO et des bases terminologiques. Un guide de style n’est pas un simple guide stylistique, typographique ou grammatical ; il permet également d’enrichir ses connaissances sur le public cible, et donc de mieux répondre aux besoins des destinataires de la traduction.

Un guide de style, c’est quoi ?

Un guide de style de traduction décrit les préférences stylistiques, grammaticales et syntaxiques ainsi que le ton qui doit être employé par les traducteurs afin de représenter le produit d’une entreprise auprès du public cible. Lors de la phase de lancement d’un projet de traduction, il est essentiel pour les entreprises de mettre en place des conventions de style qui devront être respectées par le/la traducteur.rice. Les guides de style permettent d’éviter certains questionnements chez le/la traducteur.rice qui retarderaient le processus de traduction, par exemple : faut-il adopter un ton intimiste ou formel ? Faut-il rédiger à la voix active ou passive ? Le guide de style comporte souvent des fragments de phrase permettant au traducteur de le comprendre rapidement. Il est également susceptible de contenir des informations relatives public cible : âge, classe sociale, niveau d’éducation, mode de vie, etc.

Le concept de transcréation s’inscrit régulièrement dans les guides de style. Un.e traducteur.rice peut y trouver les termes clés utilisés par une entreprise. Cette dernière y indiquera les traductions qu’elle souhaite pour ces termes. Coca-Cola utilise d’autres slogans pour des pays de culture différente et conserve les mêmes pour les pays occidentaux. Ainsi, “Taste the feeling” a été traduit en français par « Savoure l’instant » et en espagnol par “Siente el sabor”. Dans ce cas, les utilisateurs de médias sociaux comme Instagram sont le public cible.

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Pourquoi utiliser un guide de style ?

Une fois la traduction terminée, le contenu traduit est soumis à un test de localisation. Problème : cette méthode n’efface pas les incohérences d’un texte, rendant d’autant plus difficile et coûteuse leur rectification. Par le biais des guides de style, les entreprises ont la possibilité de gagner du temps et de l’argent en réduisant le nombre de corrections qui doivent être apportées pendant l’étape de révision, évitant ainsi les retards de livraison et de publication. Autre problème résolu grâce aux guides de style : les préférences personnelles du/de la traducteur.rice ou du/de la réviseur.euse influent énormément sur le résultat final de la traduction, causant des incohérences dans le contenu traduit et l’image de marque globale. Ainsi, les guides de style éliminent les différences liées aux préférences. En général, entre 8 et 10 h sont nécessaires à la création d’un guide de style.

Processus de création et contenu du guide de style

Si un.e salarié.e a l’habitude de consommer un produit du marché cible, l’entreprise peut l’interroger et inclure le feedback de celui-ci dans le processus de création du guide de style. Le.s salarié.es sont susceptibles de réviser le contenu traduit avant sa publication. Afin de simplifier le processus, il est important d’établir une liste de vérifications : les réviseurs.euses du pays cible y indiqueront leurs préférences personnelles. Autre possibilité : créer un guide de style destiné à un marché, et ensuite demander un feedback à des entreprises d’autres marchés. Une fois le guide de style créé, il doit être livré au fournisseur de services linguistiques (agence ou entreprise dotée d’un service de traduction), qui peut alors en communiquer le contenu aux traducteurs.rices. Les guides de style de traduction sont créés pour un marché spécifique : les entreprises ont normalement un guide de style spécifique à chaque marché visé. Les guides de style actuels peuvent être rédigés soit en anglais avec des exemples dans la langue cible ou bien intégralement dans la langue cible.

Quelques éléments entrant dans la composition d’un guide de style :

– Mise en forme des caractères (gras, italique, souligné, polices)

– Ponctuation (espacement, guillemets) : le/la client.e peut exiger des espaces plus ou moins longues, des tirets cadratins (—) ou demi-cadratins (–), etc.

– Localisation/adaptation (Le ton est-il formel ou informel? Est-ce nécessaire de convertir les devises? Y-a-t-il des adresses, des numéros de téléphone à localiser?)

Sources :

http://blog.lionbridge.com/translation/2013/06/20/a-style-guide-for-translations/

http://blog.elanex.com/style-guides-the-importance-of-consistency

J’ai testé pour vous… Slack

Par Emma Le Barazer, étudiante M2

 

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Slack (pour « Searchable Log of All Conversation and Knowledge ») est une plateforme de collaboration en ligne pour groupes de travail qui se décline également en application mobile. J’ai découvert cet outil lors d’un projet de traduction commun à la promotion de M2 Traduction Spécialisée Multilingue, pour lequel nous l’avons utilisé. J’ai été séduite par ses fonctionnalités, son ergonomie et… ses petites touches d’humour et de bonne humeur !

S’il ne s’agit pas à la base d’un outil dédié pour les projets de traduction, ses applications sont très diversifiées et il convient donc très bien à ce type d’utilisation.

 

Pourquoi utiliser Slack ?

Slack est un outil de messagerie instantanée organisé en canaux, lancé en 2013 et qui se vante de rendre tout son contenu « searchable » (= consultable via une recherche). Une fonctionnalité bien pratique pour collaborer sur un projet : si vous avez déjà été noyé sous une multitude d’e-mails et que vous avez perdu un temps précieux à rechercher le document ou l’information dont vous aviez besoin, Slack devrait vous simplifier la vie.

Le but de Slack est en effet de fluidifier la communication en entreprises ou entre collaborateur.ice.s en remplaçant les e-mails internes par un système de chat dont l’organisation est entièrement personnalisable. La messagerie instantanée est à mon sens plus intéressante, car je n’ai plus des dizaines d’e-mails à trier comme c’est le cas avec certaines messageries électroniques, il me suffit de consulter le canal dédié pour un projet ou une discussion. J’ai aussi moins l’impression d’être submergée que face à de nombreux e-mails non-lus, même si je peine parfois à remonter le fil de la discussion.

Cet outil existe en version gratuite et propose des forfaits si vous souhaitez bénéficier de certains services (visio-conférence, augmentation de l’espace de stockage, etc), mais sa version gratuite est déjà très complète.

À l’heure actuelle, Slack ne propose qu’une interface en anglais, mais l’intégration d’autres langues est prévue, dont le français.

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Aperçu d’une discussion sur Slack

 

Comment ça marche ?

Commencez par vous créer un compte, puis créez une équipe sur Slack : attribuez-lui un nom, l’adresse de votre messagerie sera alors nomdeléquipe.slack.com. Invitez ensuite vos collaborateur.ice.s par e-mail, qui pourront créer leur nom d’utilisateur.ice et leur mot de passe pour se connecter.

 

Canaux et notifications :

La discussion est organisée en canaux (un système inspiré d’IRC), qui sont par défaut #general et #random. Libre à vous de les modifier, de les archiver, d’en créer de nouveaux, de déterminer qui y a accès, etc. En tant que chef de projet, vous pouvez par exemple créer un canal par projet et inviter dans chaque canal les collaborateur.ice.s concerné.e.s.

Vous pouvez activer ou désactiver les notifications selon vos besoins, pour tous les canaux ou certains seulement, ou encore, si vous utilisez de nombreux canaux, mettre en favoris ceux que vous utilisez le plus souvent afin qu’ils apparaissent en premier dans votre liste de canaux.

Slack vous renvoie en principe au dernier message non lu du canal que vous consultez, mais j’ai rencontré quelques problèmes de fonctionnement lorsque de très nombreux messages m’attendaient et il m’a parfois fallu remonter le fil de la discussion manuellement.

En plus des canaux, il est possible d’utiliser la messagerie directe pour communiquer avec un.e utilisateur.ice en particulier, voire… avec soi-même ! Ne riez pas, c’est un « pense-bête » très pratique !

 

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Utiliser la messagerie directe pour ses notes personnelles

 

Fonctionnalités des messages :

La messagerie en elle-même est assez classique, mais propose cependant des fonctions d’édition de texte pour davantage de clarté (mise en gras, citations, etc). Vous pouvez partager des fichiers, mais gardez en tête que l’espace de stockage est limité à 5 Go avec la version gratuite de Slack.

Il est possible d’épingler les éléments (messages, documents…) importants et c’est à mon avis une des fonctionnalités les plus intéressantes de Slack : dans le cadre d’un projet de traduction, on peut par exemple épingler les consignes de traduction et ses mises à jour au cours du projet afin que chacun.e puisse les retrouver en un clic.

Vous avez également la possibilité de réagir aux messages postés à l’aide d’emojis, un système similaire à celui de Facebook, mais bien plus complet. Si cette fonctionnalité est amusante, elle permet surtout d’éviter de surcharger la discussion en messages superflus. Vous pouvez approuver une idée ou réagir à une bonne nouvelle en un emoji plutôt qu’avec un nouveau message.

Autre fonctionnalité utile : programmer un rappel à partir d’un message existant ou non, à envoyer à son équipe ou à soi-même après l’intervalle choisi.

 

Je suis loin d’avoir testé toutes les possibilités offertes par Slack, comme l’intégration d’autres applications ou le bot personnalisable, et je n’ai pas utilisé l’application mobile. Je peux cependant affirmer qu’il s’agit d’un outil ergonomique et intuitif, qui trouve son utilité dans le cadre de projets de traduction. Et je ne suis pas la seule à le trouver très agréable pour un usage privé !

 

Les images sont issues de https://slack.com/.

J’ai testé pour vous : MateCat

Par Margaux Pirog, étudiante M2 TSM

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MateCat est un outil de traduction assistée par ordinateur (TAO) en ligne, développé par la « Fondation Bruno Kessler » de Trento (Fondazione Bruno Kessler), Translated srl, l’Université du Maine et l’Université d’Édimbourg.

J’ai découvert cet outil en début d’année grâce à Twitter, ce qui me permet de faire une parenthèse sur les réseaux sociaux et vos abonnements : ne les négligez surtout pas, ce sont des sources formidables pour découvrir de nouveaux outils !

Je vais commencer par vous présenter quelques-unes des caractéristiques de MateCat, puis je m’intéresserai aux différentes étapes de création, de réalisation, mais aussi de gestion d’un projet de traduction sur cet outil avant d’apporter mes conclusions.

 

Caractéristiques

MateCat est un outil entièrement gratuit, qui fonctionne sur Chrome et Safari : vous pouvez donc l’utiliser sur votre ordinateur comme sur votre tablette (l’utilisation sur smartphone n’est pas encore optimisée). Il n’est pas nécessaire d’avoir un compte pour s’en servir, mais votre utilisation sera limitée car vous n’aurez pas accès à toutes les fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit d’avoir une adresse Gmail et de vous connecter via Google+. Vous pouvez à présent créer, traduire (ou faire traduire) et gérer vos projets.

J’ai trouvé cet outil particulièrement innovant en ce qui concerne le nombre de combinaisons linguistiques disponibles et le nombre de formats de fichiers pris en charge. Environ une centaine de langues est disponible, et comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran ci-dessous, vous n’avez plus vraiment besoin de vous soucier du format de vos fichiers à traduire puisque l’outil prend en charge 68 formats de fichiers différents ainsi que les documents que l’on peut créer sur Google Drive.

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Si vous aussi, vous êtes étonné par la prise en charge des fichiers *.pdf et des images, sachez que l’outil se base sur une reconnaissance des caractères, qui donne des résultats plus ou moins bons selon la qualité de votre source. Les traductions exportées seront générées au format *.docx et vous pourrez ensuite exporter un fichier *.pdf si votre fichier source en était un (la mise en page est relativement bien respectée). Pour les images, la traduction générée se trouvera dans une structure plus ou moins similaire à votre image source, et le texte sera accessible : vous pourrez copier-coller cette traduction si vous devez retoucher des images.

Une autre caractéristique intéressante à mon sens est la possibilité d’inclure un ou plusieurs moteur(s) de traduction automatique (TA). À l’heure où certains traducteurs se sentent menacés par cette dernière, je trouve que cette fonctionnalité est une preuve qu’elle est en réalité un outil d’aide à la traduction, et non notre ennemie.

 

Créer un projet

Comme dans tous les outils de TAO, vous devez entrer certaines informations obligatoires pour créer votre projet (le nom et la ou les paire(s) de langues). Il est également possible d’ajouter un domaine, et de choisir certaines options :

  • L’ajout de ressources (glossaire(s) et/ou mémoire(s) de traduction), que vous pouvez rendre privées par l’ajout d’une « clé » (key), qui est une sorte de mot de passe pour accéder à ces ressources et que vous aurez besoin de transmettre au(x) traducteur(s). Une mémoire de traduction publique est définie par défaut : il s’agit d’une mémoire collaborative alimentée par les utilisateurs de MateCat.
  • L’utilisation de la traduction automatique et les différents moteurs que vous souhaitez utiliser. Une remarque à ce sujet : le moteur de TA par défaut est Google Traduction ; si vous êtes soumis à des accords de confidentialité, pensez à décocher cette fonctionnalité puisque tout ce que vous traduirez sera exploitable par le géant Google.
  • Le type de segmentation : general ou patent (adapté aux documents de type brevet).
  • L’utilisation de Lexiqa, un outil d’assurance qualité linguistique.
  • La possibilité de dicter votre traduction.
  • La fonctionnalité guess tag position (je reviendrai plus tard sur ces deux dernières options).

Une fois le projet créé, vous pouvez procéder à l’analyse, qui apparaîtra comme sur la capture ci-dessous :

screenshot2-analyse

Lors de l’étape d’analyse, il est également possible de partager les projets entre plusieurs traducteurs (jusqu’à 50) ; ces derniers, lorsqu’ils traduisent, voient l’intégralité du/des fichier(s) mais ne peuvent éditer que les parties qui leur auront été attribuées. De plus, ils voient la traduction des autres traducteurs en temps réel et ont la possibilité de laisser des commentaires dans la marge droite, commentaires auxquels tous les participants, (traducteurs et gestionnaire de projets), peuvent répondre instantanément, ce qui constitue un véritable atout pour assurer une bonne cohérence sur tout le projet.

Lorsque vous lancez la traduction, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Envoyer le lien au(x) traducteur(s) affecté(s) au projet
  • Traduire le document vous-même (Open)
  • Passer commande à un traducteur externe (Order)

Une fois la traduction lancée, le gestionnaire de projets pourra voir l’avancée du projet en temps réel en cliquant sur Manage dans la barre de menu en bas de l’écran grâce à un code couleur (bleu pour la traduction, vert pour la révision) ; en cliquant sur l’icône Activity log (celle tout à droite au-dessus de la description du projet), il pourra également voir toutes les actions réalisées par tous les acteurs du projet.

 

Traduire un projet

Lors de la traduction,  vous pouvez, comme dans les autres logiciels de TAO, voir les correspondances avec les ressources que vous avez ajoutées et insérer des termes dans un glossaire. Il est également possible de télécharger un aperçu à n’importe quel moment pour s’assurer de la bonne mise en page du fichier cible, mais aussi de télécharger un fichier bilingue *.xliff si vous voulez continuer votre traduction hors ligne.

J’aimerais maintenant revenir sur deux fonctionnalités que je trouve  très intéressantes pour traduire un projet :

  • Dicter sa traduction: vous pouvez choisir de dicter votre traduction, à condition d’avoir un micro sur votre ordinateur ou votre tablette. Je trouve cette fonctionnalité très utile, car cela permet de faire un premier jet spontané de la traduction, que l’on pourra revoir par la suite. De plus, on parle généralement plus vite que l’on ne tape sur un clavier ; toutefois, les traductions dictées sur MateCat nécessitent une post-édition, car la ponctuation et la casse ne sont pas respectées (et il peut naturellement y avoir quelques ratés avec le micro).
  • Guess tag position: tous les traducteurs seront d’accord pour dire que les tags sont très pénibles lorsque l’on traduit dans un logiciel de TAO (ils peuvent être nombreux, fractionnent les segments et il est indispensable de les réintégrer au bon endroit dans la cible). Sur MateCat, la fonctionnalité guess tag position vous permet de masquer les tags dans la langue source afin de voir l’intégralité de votre segment et de le traduire. Une fois votre segment traduit, cliquez sur le bouton Guess tags et un algorithme replacera les tags masqués en se basant sur leur position dans la source. Si le placement n’est pas correct, vous pouvez le modifier. N’est-ce pas merveilleux ?

 

Étapes post-traduction

Une fois votre traduction terminée, et si vous avez coché l’option d’assurance qualité linguistique, vous pouvez corriger les différents problèmes mis en évidence par un code couleur et accéder à un rapport d’assurance qualité en cliquant sur Full QA report, qui se présente de la manière suivante :

screenshot3-full-qa-report

Une fois les erreurs corrigées, et si vous avez utilisé la traduction automatique, le gestionnaire de projet peut cliquer sur Editing log et voir le pourcentage de post-édition réalisé par le traducteur, le temps consacré à cette tâche, ainsi que les modifications concrètes apportées (cela permet notamment de voir si le traducteur a accepté toutes les propositions de la TA ou pas ; attention, cela n’est pas forcément gage de mauvaise qualité !).

MateCat vous permet également de réviser les fichiers traduits : vous pouvez apporter les corrections que vous estimez nécessaires, mais également indiquer le type et la gravité des erreurs. Ces catégories à cocher calculeront le « score » obtenu par le traducteur quant à la qualité de sa traduction.

Conclusions

Cet outil étant relativement récent, il comporte quelques points à améliorer :

  • L’interface n’est disponible qu’en anglais ;
  • Il n’est pas possible de fusionner ou de séparer des segments ;
  • Certains formats de fichiers sont moins bien pris en charge que les autres (*.mif par exemple) ;
  • Certaines fonctionnalités, (TA, assurance qualité linguistique et guess tag position), ne sont pas disponibles dans toutes les langues.

Cependant, MateCat est en développement continu, et je pense qu’il faudra surveiller son évolution de très près. Je trouve que cet outil représente une bonne alternative pour les traducteurs qui n’ont pas les moyens d’investir dans des logiciels de TAO coûteux, qui ne présenteraient peut-être pas autant d’avantages et de fonctionnalités que MateCat (notamment par rapport au nombre de formats de fichiers pris en charge et à la fonction guess tag position). Pour ma part, je l’ai adopté !

logo-finMateCat est présent sur les réseaux sociaux : Facebook / Twitter / Youtube.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil et son utilisation, vous pouvez vous inscrire au prochain webinar qui a lieu le 1er décembre à 17h30.

 

Note : Toutes les captures d’écran et les logos ont été utilisés avec l’accord préalable d’Alessandro Cattelan, Product Manager, que je tiens à remercier.

Les facteurs de risques dans la gestion de projet

Par Morgane Tassez, diplômée TSM 2016

J’ai pu voir lors de mon stage dans le cadre de la deuxième année du master TSM, que les risques émergent de toutes parts dans la gestion de projets de traduction. En effet, ceux-ci peuvent survenir autant de la part du gestionnaire de projet que des conditions de travail, du contexte dans lequel le projet est lancé ou même des ressources choisies. D’où viennent donc ces risques, et comment les prévenir ?

 

Qu’est-ce qu’un risque ?

Un risque est un danger éventuel plus ou moins prévisible qui peut, s’il survient, affecter l’issue du projet. Il ne sera pas possible de tous les éliminer, car le risque zéro n’existe pas.  De la même manière, tous les risques ne sont pas prévisibles, il faudra bien compter avec les impondérables. Un risque peut avoir une ou plusieurs causes et, s’il survient, il peut avoir un ou plusieurs impacts.

 

L’origine des risques

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En traduction, le projet peut d’abord être affecté par le contexte dans lequel il est lancé ou à cause des conditions dans lesquelles le gestionnaire doit travailler.  Premièrement, parlons de la charge de travail : si celle-ci est importante, le gestionnaire se retrouve à devoir choisir entre qualité et productivité. Certaines entreprises, en voulant obtenir des gains rapides, sont tentées d’agir directement sur la productivité, par exemple avec le  non-remplacement des départs ou la réduction volontariste des effectifs. Ce faisant, l’entreprise met sous pression la productivité physique,  dégrade la qualité, les conditions de travail et in fine la productivité globale. En effet, comment rester rigoureux lorsque l’on nous demande une certaine productivité ? La productivité et la qualité sont des injonctions contradictoires et dont on demande souvent aux salariés d’assurer  eux-mêmes l’arbitrage sur le terrain, arbitrage nécessairement contesté a posteriori, car si le salarié privilégie la productivité au détriment de la qualité, il sera rendu responsable des plaintes sur la qualité. Au contraire, si le salarié décide de privilégier la qualité au détriment de la productivité, il sera alors rendu responsable du déficit de rentabilité. Il s’agit donc d’un jeu où bon nombre de salariés sont perdants. Conséquemment, le gestionnaire doit savoir gérer son stress. Il se demande s’il va réussir à tenir les délais, il augmente son temps de travail au risque de ne plus être performant et il est en tension permanente. D’où l’importance d’une bonne organisation et d’un processus de travail bien défini dont nous reparlerons dans un instant.

Il peut être également difficile de lancer un projet selon la période : trouver des ressources en périodes de congés ou lors de jours fériés devient un réel défi. De la même manière, certaines périodes sont marquées par des « pénuries » de ressources en particulier. Lors de mon stage, par exemple, nous avons manqué de traducteurs vers le Néerlandais lors du week-end de fête nationale en Belgique.

Egalement, si le matériel mis à disposition pour la gestion n’est pas adéquat à la charge de travail, cela affectera les projets. Un ordinateur lent empêchera un travail de qualité, mais affectera aussi la productivité. De la même manière, il faut disposer des logiciels nécessaires au bon déroulement des projets comme Adobe Indesign pour de la mise en page. Certains clients envoient directement des fichiers en .idml ou .indd et il est important de pouvoir les prendre en charge.

Un autre critère à prendre en compte est la relation avec notre client.  Comment se passent les échanges avec lui, a-t-on déjà eu des problèmes ? Le client nous met-il en concurrence ? Selon le cas, il faut pouvoir le satisfaire. Quelquefois, l’entreprise peut décider de prendre un risque volontairement afin de garder ce client.  On peut, par exemple, offrir une relecture gratuite afin d’assurer la qualité de la traduction, et ce pour le fidéliser. La marge des projets sera donc affectée sur le court terme, mais cela peut être bénéfique sur le long terme, puisque le client reste fidèle, gagne en confiance, et continue de faire appel à notre société.

Evoquons maintenant les problèmes techniques faisant partie des risques qui, bien souvent, ne sont pas prévisibles. Une maintenance des équipements permet toutefois de les maitriser. Lors de mon stage, les plus récurrents ont été des problèmes d’envoi et de réception des e-mails (causant donc de nombreuses livraisons retardées) ou des problèmes liés au logiciel de traduction assistée par ordinateur. Voilà pourquoi il faut choisir avec précaution le CAT-Tool le mieux adapté au travail de l’entreprise.

 

Les risques et le travail du gestionnaire

La plupart des problèmes peuvent toutefois être maitrisés par le gestionnaire dans le cadre de son travail. Quels sont les risques auxquels il doit faire face ? Commençons par énoncer les erreurs fréquentes qu’un gestionnaire de projet ne doit pas faire, et qui sont :

  • La sous-estimation d’un projet lors de l’analyse des délais et des coûts. Sous-estimer les étapes nécessaires au déroulement du projet nous mènera à un rush plus tard, et les impacts peuvent être multiples.
  • Avoir des objectifs irréalistes dès le début n’est pas un risque, c’est une erreur fatale. Le gestionnaire doit alors prévoir des marges de manœuvre, ou effectuer des calculs plus « larges ».  Le client, en revanche, peut souvent nous consulter avec des demandes qui paraissent irréalistes en matière de délai, coût ou volume. Il faut alors lui expliquer que cela va impacter un autre aspect du projet (si, par exemple, le délai est trop court, la qualité se verra sans doute affectée).
  • Il ne faut pas se précipiter ou aller trop vite. La charge de travail ou d’autres facteurs peuvent inciter à vouloir placer le projet au plus tôt, mais il ne faut jamais commettre cette erreur. On doit prendre le temps de comprendre le projet, ouvrir chacun des fichiers et les vérifier.  En effet, le gestionnaire doit bien connaître et différencier les différentes étapes d’un projet, notamment toutes les étapes de prétraduction.

Ces étapes sont mises en valeur par une étude menée par MIT et Harvard en 1985, qui souligne qu’ « une augmentation du temps investi dans les phases de Conception-Planification diminue la durée totale du projet »

On peut comparer l’étape de « conception et de planification » à toutes celles qu’effectue le gestionnaire de projet en prétraduction. Si l’on reprend les cours de Mme Nancy Matis, professeur de gestion de projet de traduction pour le master TSM, on sait qu’un projet comprend les étapes suivantes :

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Les étapes de prétraduction qu’il faut privilégier sont donc toutes celles qui précèdent le suivi. Si ces étapes sont préparées avec soin, le gestionnaire gagnera du temps et le projet sera parti sur de bonnes bases.

 

Quels autres conseils donner au gestionnaire ?

Le gestionnaire doit donc pouvoir s’appuyer sur un processus de gestion de projet bien défini dans le respect des étapes, comme celui proposé par Nancy Matis. Il doit ensuite faire une checklist qui définit les étapes pour ce projet en particulier : préparation de fichiers, traduction, relecture, ou mise en page.

De plus, un classement des dossiers impeccable est un atout : une arborescence claire et précise permet de naviguer facilement entre les projets et de ne pas s’y perdre. Cela est notamment important lorsque le projet subit de nombreuses modifications ou mises à jour.

Egalement, une analyse des contraintes doit être effectuée avant de lancer le projet : celles-ci peuvent être nombreuses : domaine du texte, langues « rares » ou ressources actuellement peu disponibles, format compliqué et comment le traiter.

Enfin, au lieu de se précipiter: prioriser.  Comment prioriser ? On peut s’aider, par exemple, de la matrice d’Eisenhower (34e président des États-Unis d’Amérique) :

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Eisenhower a développé cette matrice pour préparer le débarquement en Normandie. Etonnant, mais celle-ci peut être utilisée pour prioriser les tâches lors de la gestion de projets de traduction. . Pour lui, ce qui est important et urgent doit être effectué tout de suite. L’important et non urgent doit être planifié : on peut prévoir un moment pour cela. En revanche, ce qui n’est pas important et urgent peut alors être délégué. Enfin, ce qui n’est ni important ni urgent est laissé de côté.

Pour ma part, j’ai considéré l’importance d’un projet selon le client et/ou le montant du devis du projet. Pour l’urgence, elle dépend directement du délai. Bien sûr, cela peut aussi dépendre du contexte du projet : Si l’un de nos meilleurs clients a une demande urgente (une présentation powerpoint à présenter pour une réunion le lendemain à l’international, par exemple), je peux choisir de considérer son projet comme urgent afin de le satisfaire et qu’il se souvienne de mon travail et de ma disponibilité lorsqu’il en avait besoin.

 

Bien choisir ses ressources

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D’autre part, les retards ou problèmes rencontrés lors des projets peuvent aussi provenir des ressources, car  choisir ses ressources représente un risque en soi.  Il faut donc les sélectionner selon certains critères:

  • La relation avec cette personne : Il faut préférer les personnes avec qui une relation de confiance a déjà été construite et avec qui il y a eu de très bonnes expériences par le passé, car on doit pouvoir compter sur cette personne en matière de disponibilité et de réactivité, mais également pour ses capacités à rendre un travail de qualité. Pour des acteurs débutants ou peu fiables, il leur donner des tâches bien identifiables et dont l’échec ne sera pas bloquant.
  • Il faut également prendre en compte son domaine de prédilection par rapport au projet : on choisira des traducteurs ayant la formation ou la sensibilité nécessaire au domaine du texte.
  • Un point important à ne pas oublier : son coût afin de respecter la marge de bénéfice du projet. La mise en confiance facilitera la négociation.
  • De plus, il faut s’intéresser aux logiciels qu’il possède. En effet, le logiciel que le traducteur utilise peut affecter le projet. Si celui-ci n’en a aucun, un problème se pose pour les répétitions et les correspondances exactes. En effet, elles ne seront pas propagées automatiquement et le traducteur devra donc les saisir manuellement. Cela peut mener à des problèmes de facturation qui affectent la marge de bénéfice.
  • N’oublions pas que la taille de l’équipe est proportionnelle aux coûts de coordination  en effet, plus la taille de l’équipe est conséquente, plus la charge de travail augmente pour le gestionnaire afin de coordonner tous ces acteurs.  Il peut être préférable, par exemple, de passer par des agences externes pour effectuer la traduction et la relecture, ou de demander au traducteur de se charger de la mise en page lorsqu’elle est peu importante.

 

Lorsque l’on a choisi nos ressources, quels sont les risques qui peuvent survenir ?

  • Pour commencer, leurs compétences peuvent être indisponibles, il peut déjà avoir une charge de travail conséquente et décliner. Il faut alors toujours former des back-ups en amont afin de se préparer à cette éventualité.
  • Une situation peu plaisante pour le gestionnaire et qu’il faut toujours gérer dans l’urgence : la démission en cours de route de membres de l’équipe. Ceci peut arriver pour de multiples raisons : problèmes de santé, problèmes familiaux ou techniques, sous-estimation de la charge de travail. On peut alors demander au traducteur d’envoyer le travail qu’il a effectué jusqu’à présent, afin d’évaluer le volume qu’il reste à confier. Selon la situation et le préjudice subit, le montant du bon de commande du traducteur sera décidé.
  • Non-respect du délai : Quelquefois, les traducteurs nous demandent un délai supplémentaire et nous décidons s’il est possible de l’accorder ou non. Mais il arrive que les traducteurs ne préviennent pas, et livrent pas à temps. C’est pour cette raison que le gestionnaire doit avoir prévu une certaine marge de manœuvre.
  • Qualité moindre : le traducteur est humain, des erreurs peuvent arriver. Le mieux est, bien sûr, de s’en rendre compte avant la livraison au client.

 

Un dernier facteur de risque très important : la communication

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Communiquer de manière efficace permet d’éviter les malentendus aussi bien avec le traducteur qu’avec le client. Il faut que tout soit clair depuis le début du projet, afin de minimiser les échanges qui peuvent être chronophages.

C’est pour cela que le gestionnaire vérifie dès la phase d’analyse du projet si toutes les informations nécessaires ont été fournies par le client. Les informations qui peuvent manquer sont : le pays de la langue (néerlandais belge ou des Pays-Bas ?), les instructions de mise en page (conforme au fichier source, charte graphique ?) ou toute instruction particulière.

De la même manière, il faut s’assurer que les ressources ont bien reçu et compris les indications pour le projet en cours et ont confirmé la réception de celles-ci.

 

La procédure de gestion des risques

Les risques ont donc plusieurs origines. Cependant, une procédure peut être mise en place pour les minimiser et les prévenir. Cela s’appelle le management des risques (ou la gestion des risques).

Cela consiste à mettre en œuvre une procédure qui tend à « neutraliser les risques ». Cela s’effectue notamment par des actes de prévention.

Il faut travailler à partir des problèmes rencontrés lors de projets antérieurs en se basant sur les retours d’expériences, le post-mortem des projets précédents ainsi que les avis de tiers. Pour une excellente gestion des risques, la mise en œuvre d’une étude particulière s’avère indispensable.

Mr Desquilbet, professeur d’économie à l’Université de Lille I, propose cinq étapes qui doivent prendre place dans la procédure de gestion des risques de toute entreprise :

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  • D’abord, l’identification des risques : l’entreprise établit une liste contenant tous les risques potentiels en distinguant les risques les plus importants d’un côté et les moins importants d’un autre côté.
  • Ensuite, on évalue les risques en fonction de leur gravité, en  déterminant leur impact potentiel et l’étendue des préjudices. Il faut aussi mesurer les coûts associés aux risques identifiés.
  • Après cela, il est possible de définir des solutions. L’entreprise peut définir la solution en étudiant la possibilité d’une élimination ou d’une limitation de ses effets.
  • On procède alors à la mise en application de ces solutions. Attention, les solutions préventives ne doivent pas coûter plus cher que le risque potentiel.
  • Enfin, il ne faut pas oublier une étape cruciale de la gestion de projets : le contrôle,  car la gestion des risques nécessite un suivi régulier. Ce suivi vise à garantir la fiabilité de chaque étape. En effet, le problème le plus dangereux est celui qu’on ne détecte pas à temps. Une surveillance de chaque risque critique est donc nécessaire.

 

Dans certaines entreprises n’ayant pas instauré de procédure de gestion des risques, la prévention est souvent une initiative du gestionnaire. Dans mon cas, je me suis occupée de l’harmonisation des processus sur les commandes récurrentes d’un client, de la formation des traducteurs sur des projets spécifiques, et  de l’organisation des fichiers de références pour chacun des clients.

 

En conclusion

Les risques ont plusieurs origines: le contexte du projet, l’organisation du gestionnaire, les ressources en cours, ou la communication entre les différents acteurs. Les impacts peuvent être la marge de bénéfice, la qualité, le délai de livraison ou encore la relation avec le client.

Une procédure de gestion des risques comme celle en cinq étapes doit alors être mise en place. Si celle-ci n’est pas instaurée par l’entreprise, alors le gestionnaire peut tout de même mettre en place des solutions face aux problèmes réguliers et prendre des initiatives de prévention sur les projets dont il s’occupe.

 

Sources

Imaï K, Nonaka I, Takeuchi H. 1985. Managing the new product developement process: how japanese companies learn and unlearn. Dans:  K Clark, R Hayes, C Lorenz (Eds.), The Uneasy alliance. Managing the productivity – technology dilemma.: pp. 337-376. Harvard Business School Press: Boston, MA.

Mélédo Claude-Henri. 16 May 2011. La Matrice D’Eisenhower… Pour Prioriser Vos Actions. Décidéo.  Web. 14 Sept. 2016   (http://www.decideo.fr/datavisual/La-Matrice-d-Eisenhower-pour-prioriser-vos-actions_a30.html)

Matis Nancy, 2015, Translation Project Management. Université Charles de Gaulles Lille III.

Desquilbet Jean-Baptiste, 2016. Principes de gestion des risques. Université de Lille I  (http://jb.desquilbet.pagesperso-orange.fr/docs/M2_GR01_principes.pdf)