La gestion de projet chez Robertson Languages : interview questions/réponses de deux de ses chefs de projet

Par Camille Bacha, étudiante M1 TSM

 

De gauche à droite, Susannah Dempster (Specialist Translation Project Manager) et Lucia Tarantola (Office Manager) de l’agence Robertson Languages International Ltd.

 

 

Au programme cette semaine, une interview questions/réponses avec Susannah Dempster et Lucia Tarantola, deux des chefs de projet de Robertson Languages International (Twyford, Royaume-Uni). Elles ont eu la gentillesse de bien vouloir me faire part de leurs expériences, pensées et opinions sur le marché de la traduction actuel ainsi que sur le rôle de chef de projet de traduction en agence. J’ai aujourd’hui le plaisir de partager leurs témoignages avec vous. Enjoy 😀 !

 

Bonjour à toutes les deux, pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Susannah : Bonjour, je m’appelle Susannah et je suis chef de projet de traduction spécialisée. Je travaille en particulier sur des projets qui ont un contenu plus spécialisé comme les domaines pharmaceutique et médical, l’ingénierie et le juridique.

J’ai 9 ans d’expérience dans l’industrie de la traduction, dont 7 ans dans la gestion de projets.

Après avoir étudié l’italien et l’espagnol à l’université, j’ai tout d’abord commencé à travailler dans le monde de la traduction en tant que Marketing and Vendor Manager avant de devenir chef de projet junior. Tous ces rôles m’ont été très utiles pour comprendre le rôle que chacun des membres d’une équipe joue pour rendre une traduction de qualité, et comment toutes les parties du processus se complètent.

 

Lucia : Bonjour, je m’appelle Lucia Tarantola et je travaille comme Office Manager chez Robertson Languages International. J’ai commencé ma carrière dans la traduction il y a 10 ans en travaillant pour une organisation mondiale de sécurité informatique en tant que traductrice vers l’italien et coordinatrice de projet. J’ai rejoint Robertson Languages en 2015 en tant que chef de projet de traduction. J’ai ensuite été promue au poste de directrice des opérations et, il y a quelques mois seulement, on m’a offert la possibilité d’être chef de bureau (Office Manager). Je suis titulaire d’un master en traduction technique et technologies de la traduction de l’Université de Surrey et d’une licence en langues (anglais et espagnol) de l’Université de Bologne.

 

Comment en êtes-vous arrivées à la gestion de projets ?

Susannah : Après l’obtention de mon diplôme en langues, je souhaitais toujours travailler dans un domaine lié aux langues, sans pour autant faire de la traduction. La gestion de projet me semblait très intéressante car elle faisait appel à toute une série de compétences sur des domaines très variés.

 

Lucia : J’aime planifier et organiser des projets, et j’adore travailler à un rythme soutenu.

 

Quel est le projet dont vous êtes le plus fier ?

Susannah : Le projet dont je suis le plus fier a été de travailler sur le cycle complet de développement ainsi que sur le marketing d’un produit éthique et écologique dans plusieurs langues. C’est amusant de le voir maintenant disponible dans les magasins et de voir les retours positifs en ligne, sur YouTube ou dans les magazines. Avoir réussi à mener ce projet à bien depuis les premières étapes de son développement jusqu’aux campagnes de marketing finales et avoir contribué à augmenter la présence de la marque d’un si bon produit procure un véritable sentiment de satisfaction.

 

Lucia : J’ai vraiment aimé travailler sur la traduction et la PAO d’un magazine de chaussures pour les marchés japonais et arabe. Le produit final devait être parfait avant de passer à l’impression et nous avons tous travaillé très dur pour atteindre l’exigence de qualité attendue. Nous avons dû  effectuer plusieurs séries de révisions et faire très attention à la gestion de chacune des versions. La communication avec le client et les marchés locaux a été essentielle et a donné lieu à de nouvelles opportunités de traduction pour nous.

 

Quels sont les avantages et les inconvénients de la gestion de projets ?

Susannah : Tu as l’opportunité de travailler sur des projets qui recouvrent des domaines très variés. Il y a toujours des choses nouvelles à apprendre en plus des nouveautés technologiques, ce qui rend ce travail passionnant. L’inconvénient est que les délais sont souvent très courts et qu’il faut donc travailler à un rythme assez soutenu.

 

Lucia : J’adore interagir avec des professionnels de différents pays, et j’aime le fait que chaque projet soit différent du précédent. Par contre, lorsque la technologie ne collabore pas, cela peut être très frustrant.

 

Pourquoi avez-vous choisi de travailler au sein d’une agence plutôt qu’en tant qu’indépendant ?

Susannah : Un revenu régulier te permet de savoir combien tu vas gagner chaque mois. Puis, c’est plus agréable de travailler avec d’autres personnes plutôt que d’être tout seul. Tu as ainsi la possibilité d’échanger des connaissances et d’apprendre de nouvelles compétences auprès de tes collègues.

 

Lucia : Tout simplement parce que j’aime l’atmosphère de bureau ainsi qu’être entourée par des collègues très sympathiques.

 

Selon vous, que peut apporter un stagiaire au sein d’une agence comme Robertson Languages International ?

Susannah : C’est toujours très utile d’avoir un coup de main sur les projets. Je pense aussi qu’il est bon d’avoir un regard neuf et de nouvelles idées, et on peut également profiter des compétences des étudiants acquises lors de leurs études, notamment sur les derniers développements technologiques en date, que les étudiants auront probablement vus en cours.

 

Lucia : Les stagiaires sont d’une grande aide pour contribuer à la réalisation de nos projets en accord avec les normes élevées de qualité auxquelles nos clients s’attendent. Notre stagiaire actuelle, Camille nous a été d’une aide formidable en nous aidant à faire du QA, à créer des projets de traduction via les outils de TAO tout en se familiarisant avec notre logiciel de gestion de projet. Elle est devenue un élément clé de l’équipe RLI !

 

Que pensez-vous des outils d’aide à la traduction en ce qui concerne la traduction mais aussi la gestion de projets ?

Susannah : Les outils de TAO sont très utiles pour la traduction et nous permettent de nous assurer que le texte est précis et cohérent avec le contenu déjà traduit, ainsi que de sélectionner facilement les répétitions pour traduire plus vite. Dans l’ensemble, ils sont fournissent une qualité de traduction qui ne pourrait pas être atteinte sans eux. Pour les chefs de projet, les outils de TAO permettent de contrôler un projet et la terminologie du client, mais ils peuvent être un peu pénibles car ils ne sont pas légion. Il faut donc travailler avec des traducteurs qui utilisent différents outils. Par conséquent, une grande partie de votre journée peut être consacrée à essayer de résoudre des problèmes d’intégration et d’étiquetage, surtout si le traducteur n’est pas très à l’aise avec ces outils.

 

Lucia : Les outils de TAO sont essentiels à notre travail. Ils nous permettent incontestablement de fournir des traductions de bonne qualité et ce, de manière constante.

 

Le monde de la traduction subit actuellement d’importantes mutations, notamment avec le développement de la traduction automatique. Comment voyez-vous l’avenir du marché d’ici 5 à 10 ans ?

Susannah : Je suis convaincue que la traduction automatique prendra davantage de place, car beaucoup d’entreprises investissent dans le développement de cette technologie. Tout le monde devra donc s’adapter et modifier sa méthode de travail pour répondre aux attentes du client qui souhaite de plus en plus faire appel à cette technologie, à mesure que la qualité s’améliore.

 

Lucia : Je pense que l’avenir de la traduction est prometteur à condition d’être prêts à adopter les nouvelles technologies avec une attitude positive et à nous adapter aux nouvelles exigences et attentes.

 

 

Encore un grand merci à Susannah et Lucia pour leur participation !

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’agence Robertson Languages, n’hésitez pas à vous rendre sur leur site : https://www.robertsonlanguages.com/ ; ou encore sur leur page Linkedin : https://www.linkedin.com/company/robertson-languages-international-ltd/.

 

 

Interview de Maja Bednarek, gestionnaire de projet pour TranslateMedia en Pologne

Par Emmanuelle Dutreuil, étudiante M1 TSM

 

Aujourd’hui, je vous propose une interview de Maja Bednarek, gestionnaire de projet de traduction, basée à Łódź, en Pologne. J’ai rencontré Maja au début du stage que j’effectue actuellement en assurance qualité chez TranslateMedia, une agence de traduction à Londres, qui possède des bureaux aux États-Unis, en Chine et en Pologne.

 photo

 

– Tout d’abord, peux-tu me parler un peu de tes études ? Qu’as-tu étudié ? Quelles langues parles-tu ?

J’ai effectué une licence de philologie française, avec une UE de philologie anglaise (spécialité enseignement du français comme langue étrangère) à l’Université de Łódź, en Pologne. Je suis sur le point de terminer mon Master en philologie française spécialité traduction.

Je parle couramment anglais et français, j’ai un niveau intermédiaire en turc et j’ai les bases en italien. J’ai aussi appris l’allemand jusqu’au collège. Ces connaissances m’aident beaucoup au quotidien.

 

– Pourquoi as-tu décidé de devenir gestionnaire de projet ?

C’est en quelque sorte une coïncidence. J’ai postulé dans beaucoup d’agences et j’étais à la recherche d’un emploi dans le milieu des langues. Je suis tombée sur l’annonce de TranslateMedia pour un poste de gestionnaire de projet à Zduńska Wola auquel j’ai immédiatement postulé. Je pensais que ce serait le parfait point de départ de ma carrière professionnelle. C’était mon tout premier entretien et j’ai été prise.

 

– Depuis combien de temps travailles-tu chez TranslateMedia ?

Ça fera un an le 8 août. Le temps file à une vitesse…

 

– Qu’est-ce qu’une journée typique pour toi ?

Le point positif de ce travail, c’est que les jours ne se ressemblent pas. Le marché français est très particulier et je ne sais jamais à quoi m’attendre quand j’arrive le matin. Il est possible qu’un jour je ne fasse que des QA et que le lendemain je sois occupée à attribuer des projets très urgents à des traducteurs.

 

– Y a-t-il un projet « typique » ?

Comme je l’ai dit précédemment, il n’y a pas de projet « typique » car j’ai plusieurs clients avec des besoins et spécialités différents. S’il fallait vraiment que je donne une réponse, je dirais FR>EN, 1 000 mots en marketing.

 

– Pour les clients réguliers, utilises-tu toujours les mêmes linguistes ?

Je n’ai que quelques clients réguliers. Pour ceux-ci, nous avons une équipe de linguistes qui travaille sur ce compte. Parfois, il est suffisant de mettre le projet sur « Auto » (les linguistes reçoivent des alertes par email et peuvent s’attribuer la traduction). Cependant, il est primordial que les traducteurs connaissent le client, la terminologie appropriée, qu’ils aient un brief entre les mains et qu’ils aiment travailler avec ce client.

 

– Quels sont les aspects les plus compliqués de ton travail ?

Je dirais les projets complexes, notamment ceux qui ont un délai très court, quand il n’y a pas de linguiste disponible et que le client souhaite recevoir ses traductions le plus rapidement possible. Il est également compliqué de gérer les situations dans lesquelles un client modifie le fichier source alors que le projet a déjà été lancé ou lorsqu’il envoie d’autres phrases à traduire pour ce même document alors que le projet est terminé.

 

– Quel est l’aspect le plus gratifiant de ton travail ?

Je trouve cela très gratifiant quand les traducteurs me disent qu’ils ont aimé travailler avec moi ou quand ma supérieure me dit que j’ai fait du bon travail, surtout lors de projets très complexes. C’est aussi très gratifiant et motivant quand je rends possible un projet qui paraissait impossible au départ.

 

– Comment gères-tu les délais très courts, les plaintes des clients ou les problèmes avec les linguistes ?

C’est très stressant. Heureusement pour moi, j’ai de bonnes qualités relationnelles et je parviens, la plupart du temps, à faire que tout fonctionne comme il faut.

En ce qui concerne les délais très courts, j’ai une excellente équipe de linguistes avec qui j’ai une très bonne relation. En cas d’urgence, je les appelle et leur demande leur aide.

Pour les plaintes des clients, c’est une question sensible. Parfois, il suffit de parler aux traducteurs et leur traduction est retravaillée. Parfois, c’est un peu plus compliqué.

 

– Tout au long de notre Master 1, on nous a enseigné l’importance de la présence sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo, Facebook, Twitter, etc.). Qu’en penses-tu ? Où trouves-tu tes linguistes ?

Je pense en effet que c’est très important ! Nous avons une base de données importante (de l’ordre de 6 000 linguistes) et la plupart du temps, nous faisons appel à des linguistes qui sont enregistrés chez nous.

Si jamais nous avons besoin d’un nouveau traducteur, personnellement, je regarde sur Proz et LinkedIn. Nous avons une équipe de recrutement qui se charge de recruter des linguistes tous les jours et ils les trouvent en général sur les réseaux sociaux.

 

– Tu es spécialisée dans le marché français, mais tu travailles également avec d’autres langues. J’imagine que pour certaines langues, il est plus compliqué de trouver des linguistes. Comment procèdes-tu dans ce cas ?

Je travaille avec beaucoup de clients parlant français mais pour ceux-ci nous n’effectuons pas seulement des projets EN>FR ou FR>EN. Ils peuvent tout à fait faire appel à nous pour d’autres langues. Comme je l’ai mentionné plus haut, nous avons une très grande base de données pour presque toutes les langues : pour les langues les plus demandées comme l’anglais ou l’espagnol, mais aussi pour les dialectes en Inde comme l’ourdou ou le bengali.

Récemment, j’ai eu un projet en occitan, une langue très peu demandée, parlée notamment dans le sud de la France, à Monaco et dans certaines parties de l’Italie et de l’Espagne. Avec l’équipe de recrutement, nous avons réussi à trouver un excellent traducteur qui est désormais dans notre base de données.

 

– Quels outils de TAO utilisent vos linguistes pour traduire ?

Nous avons notre OnlineEditor, qui est l’outil de TAO de TranslateMedia intégré à notre système. Nous encourageons nos linguistes à travailler sur celui-ci puisqu’il nous aide à gérer le flux de travail et les aspects techniques du projet. Environ 80 % de nos linguistes trouvent que l’OE est facile à utiliser et choisissent de s’en servir. Cependant, si l’un d’entre eux insiste pour travailler avec son propre outil de TAO, nous lui envoyons le fichier source en format .xlf ou .rtf ainsi que la mémoire de traduction et les documents de référence.

 

– Selon toi, quelles sont les qualités les plus importantes pour être un bon gestionnaire de projet ?

Être capable de faire plusieurs choses à la fois ! C’est primordial. Parfois, il arrive que je doive attribuer des projets, faire un devis pour un client, répondre à des questions des linguistes et faire un QA, tout cela à la fois. Je dirais aussi qu’il faut savoir bien gérer son temps. Je pense qu’il est également important d’avoir de bonnes compétences relationnelles pour avoir un bon contact avec les traducteurs. Aussi, je dirais qu’être minutieux est un très gros avantage pour les QA.

 

Je te remercie Maja d’avoir pris le temps et d’avoir eu la gentillesse de répondre à toutes mes questions.

Les facteurs de risques dans la gestion de projet

Par Morgane Tassez, diplômée TSM 2016

J’ai pu voir lors de mon stage dans le cadre de la deuxième année du master TSM, que les risques émergent de toutes parts dans la gestion de projets de traduction. En effet, ceux-ci peuvent survenir autant de la part du gestionnaire de projet que des conditions de travail, du contexte dans lequel le projet est lancé ou même des ressources choisies. D’où viennent donc ces risques, et comment les prévenir ?

 

Qu’est-ce qu’un risque ?

Un risque est un danger éventuel plus ou moins prévisible qui peut, s’il survient, affecter l’issue du projet. Il ne sera pas possible de tous les éliminer, car le risque zéro n’existe pas.  De la même manière, tous les risques ne sont pas prévisibles, il faudra bien compter avec les impondérables. Un risque peut avoir une ou plusieurs causes et, s’il survient, il peut avoir un ou plusieurs impacts.

 

L’origine des risques

 tassez1

 

En traduction, le projet peut d’abord être affecté par le contexte dans lequel il est lancé ou à cause des conditions dans lesquelles le gestionnaire doit travailler.  Premièrement, parlons de la charge de travail : si celle-ci est importante, le gestionnaire se retrouve à devoir choisir entre qualité et productivité. Certaines entreprises, en voulant obtenir des gains rapides, sont tentées d’agir directement sur la productivité, par exemple avec le  non-remplacement des départs ou la réduction volontariste des effectifs. Ce faisant, l’entreprise met sous pression la productivité physique,  dégrade la qualité, les conditions de travail et in fine la productivité globale. En effet, comment rester rigoureux lorsque l’on nous demande une certaine productivité ? La productivité et la qualité sont des injonctions contradictoires et dont on demande souvent aux salariés d’assurer  eux-mêmes l’arbitrage sur le terrain, arbitrage nécessairement contesté a posteriori, car si le salarié privilégie la productivité au détriment de la qualité, il sera rendu responsable des plaintes sur la qualité. Au contraire, si le salarié décide de privilégier la qualité au détriment de la productivité, il sera alors rendu responsable du déficit de rentabilité. Il s’agit donc d’un jeu où bon nombre de salariés sont perdants. Conséquemment, le gestionnaire doit savoir gérer son stress. Il se demande s’il va réussir à tenir les délais, il augmente son temps de travail au risque de ne plus être performant et il est en tension permanente. D’où l’importance d’une bonne organisation et d’un processus de travail bien défini dont nous reparlerons dans un instant.

Il peut être également difficile de lancer un projet selon la période : trouver des ressources en périodes de congés ou lors de jours fériés devient un réel défi. De la même manière, certaines périodes sont marquées par des « pénuries » de ressources en particulier. Lors de mon stage, par exemple, nous avons manqué de traducteurs vers le Néerlandais lors du week-end de fête nationale en Belgique.

Egalement, si le matériel mis à disposition pour la gestion n’est pas adéquat à la charge de travail, cela affectera les projets. Un ordinateur lent empêchera un travail de qualité, mais affectera aussi la productivité. De la même manière, il faut disposer des logiciels nécessaires au bon déroulement des projets comme Adobe Indesign pour de la mise en page. Certains clients envoient directement des fichiers en .idml ou .indd et il est important de pouvoir les prendre en charge.

Un autre critère à prendre en compte est la relation avec notre client.  Comment se passent les échanges avec lui, a-t-on déjà eu des problèmes ? Le client nous met-il en concurrence ? Selon le cas, il faut pouvoir le satisfaire. Quelquefois, l’entreprise peut décider de prendre un risque volontairement afin de garder ce client.  On peut, par exemple, offrir une relecture gratuite afin d’assurer la qualité de la traduction, et ce pour le fidéliser. La marge des projets sera donc affectée sur le court terme, mais cela peut être bénéfique sur le long terme, puisque le client reste fidèle, gagne en confiance, et continue de faire appel à notre société.

Evoquons maintenant les problèmes techniques faisant partie des risques qui, bien souvent, ne sont pas prévisibles. Une maintenance des équipements permet toutefois de les maitriser. Lors de mon stage, les plus récurrents ont été des problèmes d’envoi et de réception des e-mails (causant donc de nombreuses livraisons retardées) ou des problèmes liés au logiciel de traduction assistée par ordinateur. Voilà pourquoi il faut choisir avec précaution le CAT-Tool le mieux adapté au travail de l’entreprise.

 

Les risques et le travail du gestionnaire

La plupart des problèmes peuvent toutefois être maitrisés par le gestionnaire dans le cadre de son travail. Quels sont les risques auxquels il doit faire face ? Commençons par énoncer les erreurs fréquentes qu’un gestionnaire de projet ne doit pas faire, et qui sont :

  • La sous-estimation d’un projet lors de l’analyse des délais et des coûts. Sous-estimer les étapes nécessaires au déroulement du projet nous mènera à un rush plus tard, et les impacts peuvent être multiples.
  • Avoir des objectifs irréalistes dès le début n’est pas un risque, c’est une erreur fatale. Le gestionnaire doit alors prévoir des marges de manœuvre, ou effectuer des calculs plus « larges ».  Le client, en revanche, peut souvent nous consulter avec des demandes qui paraissent irréalistes en matière de délai, coût ou volume. Il faut alors lui expliquer que cela va impacter un autre aspect du projet (si, par exemple, le délai est trop court, la qualité se verra sans doute affectée).
  • Il ne faut pas se précipiter ou aller trop vite. La charge de travail ou d’autres facteurs peuvent inciter à vouloir placer le projet au plus tôt, mais il ne faut jamais commettre cette erreur. On doit prendre le temps de comprendre le projet, ouvrir chacun des fichiers et les vérifier.  En effet, le gestionnaire doit bien connaître et différencier les différentes étapes d’un projet, notamment toutes les étapes de prétraduction.

Ces étapes sont mises en valeur par une étude menée par MIT et Harvard en 1985, qui souligne qu’ « une augmentation du temps investi dans les phases de Conception-Planification diminue la durée totale du projet »

On peut comparer l’étape de « conception et de planification » à toutes celles qu’effectue le gestionnaire de projet en prétraduction. Si l’on reprend les cours de Mme Nancy Matis, professeur de gestion de projet de traduction pour le master TSM, on sait qu’un projet comprend les étapes suivantes :

tassez2

 

Les étapes de prétraduction qu’il faut privilégier sont donc toutes celles qui précèdent le suivi. Si ces étapes sont préparées avec soin, le gestionnaire gagnera du temps et le projet sera parti sur de bonnes bases.

 

Quels autres conseils donner au gestionnaire ?

Le gestionnaire doit donc pouvoir s’appuyer sur un processus de gestion de projet bien défini dans le respect des étapes, comme celui proposé par Nancy Matis. Il doit ensuite faire une checklist qui définit les étapes pour ce projet en particulier : préparation de fichiers, traduction, relecture, ou mise en page.

De plus, un classement des dossiers impeccable est un atout : une arborescence claire et précise permet de naviguer facilement entre les projets et de ne pas s’y perdre. Cela est notamment important lorsque le projet subit de nombreuses modifications ou mises à jour.

Egalement, une analyse des contraintes doit être effectuée avant de lancer le projet : celles-ci peuvent être nombreuses : domaine du texte, langues « rares » ou ressources actuellement peu disponibles, format compliqué et comment le traiter.

Enfin, au lieu de se précipiter: prioriser.  Comment prioriser ? On peut s’aider, par exemple, de la matrice d’Eisenhower (34e président des États-Unis d’Amérique) :

tassez3

Eisenhower a développé cette matrice pour préparer le débarquement en Normandie. Etonnant, mais celle-ci peut être utilisée pour prioriser les tâches lors de la gestion de projets de traduction. . Pour lui, ce qui est important et urgent doit être effectué tout de suite. L’important et non urgent doit être planifié : on peut prévoir un moment pour cela. En revanche, ce qui n’est pas important et urgent peut alors être délégué. Enfin, ce qui n’est ni important ni urgent est laissé de côté.

Pour ma part, j’ai considéré l’importance d’un projet selon le client et/ou le montant du devis du projet. Pour l’urgence, elle dépend directement du délai. Bien sûr, cela peut aussi dépendre du contexte du projet : Si l’un de nos meilleurs clients a une demande urgente (une présentation powerpoint à présenter pour une réunion le lendemain à l’international, par exemple), je peux choisir de considérer son projet comme urgent afin de le satisfaire et qu’il se souvienne de mon travail et de ma disponibilité lorsqu’il en avait besoin.

 

Bien choisir ses ressources

tassez4

D’autre part, les retards ou problèmes rencontrés lors des projets peuvent aussi provenir des ressources, car  choisir ses ressources représente un risque en soi.  Il faut donc les sélectionner selon certains critères:

  • La relation avec cette personne : Il faut préférer les personnes avec qui une relation de confiance a déjà été construite et avec qui il y a eu de très bonnes expériences par le passé, car on doit pouvoir compter sur cette personne en matière de disponibilité et de réactivité, mais également pour ses capacités à rendre un travail de qualité. Pour des acteurs débutants ou peu fiables, il leur donner des tâches bien identifiables et dont l’échec ne sera pas bloquant.
  • Il faut également prendre en compte son domaine de prédilection par rapport au projet : on choisira des traducteurs ayant la formation ou la sensibilité nécessaire au domaine du texte.
  • Un point important à ne pas oublier : son coût afin de respecter la marge de bénéfice du projet. La mise en confiance facilitera la négociation.
  • De plus, il faut s’intéresser aux logiciels qu’il possède. En effet, le logiciel que le traducteur utilise peut affecter le projet. Si celui-ci n’en a aucun, un problème se pose pour les répétitions et les correspondances exactes. En effet, elles ne seront pas propagées automatiquement et le traducteur devra donc les saisir manuellement. Cela peut mener à des problèmes de facturation qui affectent la marge de bénéfice.
  • N’oublions pas que la taille de l’équipe est proportionnelle aux coûts de coordination  en effet, plus la taille de l’équipe est conséquente, plus la charge de travail augmente pour le gestionnaire afin de coordonner tous ces acteurs.  Il peut être préférable, par exemple, de passer par des agences externes pour effectuer la traduction et la relecture, ou de demander au traducteur de se charger de la mise en page lorsqu’elle est peu importante.

 

Lorsque l’on a choisi nos ressources, quels sont les risques qui peuvent survenir ?

  • Pour commencer, leurs compétences peuvent être indisponibles, il peut déjà avoir une charge de travail conséquente et décliner. Il faut alors toujours former des back-ups en amont afin de se préparer à cette éventualité.
  • Une situation peu plaisante pour le gestionnaire et qu’il faut toujours gérer dans l’urgence : la démission en cours de route de membres de l’équipe. Ceci peut arriver pour de multiples raisons : problèmes de santé, problèmes familiaux ou techniques, sous-estimation de la charge de travail. On peut alors demander au traducteur d’envoyer le travail qu’il a effectué jusqu’à présent, afin d’évaluer le volume qu’il reste à confier. Selon la situation et le préjudice subit, le montant du bon de commande du traducteur sera décidé.
  • Non-respect du délai : Quelquefois, les traducteurs nous demandent un délai supplémentaire et nous décidons s’il est possible de l’accorder ou non. Mais il arrive que les traducteurs ne préviennent pas, et livrent pas à temps. C’est pour cette raison que le gestionnaire doit avoir prévu une certaine marge de manœuvre.
  • Qualité moindre : le traducteur est humain, des erreurs peuvent arriver. Le mieux est, bien sûr, de s’en rendre compte avant la livraison au client.

 

Un dernier facteur de risque très important : la communication

 tassez5

Communiquer de manière efficace permet d’éviter les malentendus aussi bien avec le traducteur qu’avec le client. Il faut que tout soit clair depuis le début du projet, afin de minimiser les échanges qui peuvent être chronophages.

C’est pour cela que le gestionnaire vérifie dès la phase d’analyse du projet si toutes les informations nécessaires ont été fournies par le client. Les informations qui peuvent manquer sont : le pays de la langue (néerlandais belge ou des Pays-Bas ?), les instructions de mise en page (conforme au fichier source, charte graphique ?) ou toute instruction particulière.

De la même manière, il faut s’assurer que les ressources ont bien reçu et compris les indications pour le projet en cours et ont confirmé la réception de celles-ci.

 

La procédure de gestion des risques

Les risques ont donc plusieurs origines. Cependant, une procédure peut être mise en place pour les minimiser et les prévenir. Cela s’appelle le management des risques (ou la gestion des risques).

Cela consiste à mettre en œuvre une procédure qui tend à « neutraliser les risques ». Cela s’effectue notamment par des actes de prévention.

Il faut travailler à partir des problèmes rencontrés lors de projets antérieurs en se basant sur les retours d’expériences, le post-mortem des projets précédents ainsi que les avis de tiers. Pour une excellente gestion des risques, la mise en œuvre d’une étude particulière s’avère indispensable.

Mr Desquilbet, professeur d’économie à l’Université de Lille I, propose cinq étapes qui doivent prendre place dans la procédure de gestion des risques de toute entreprise :

tassez6

  • D’abord, l’identification des risques : l’entreprise établit une liste contenant tous les risques potentiels en distinguant les risques les plus importants d’un côté et les moins importants d’un autre côté.
  • Ensuite, on évalue les risques en fonction de leur gravité, en  déterminant leur impact potentiel et l’étendue des préjudices. Il faut aussi mesurer les coûts associés aux risques identifiés.
  • Après cela, il est possible de définir des solutions. L’entreprise peut définir la solution en étudiant la possibilité d’une élimination ou d’une limitation de ses effets.
  • On procède alors à la mise en application de ces solutions. Attention, les solutions préventives ne doivent pas coûter plus cher que le risque potentiel.
  • Enfin, il ne faut pas oublier une étape cruciale de la gestion de projets : le contrôle,  car la gestion des risques nécessite un suivi régulier. Ce suivi vise à garantir la fiabilité de chaque étape. En effet, le problème le plus dangereux est celui qu’on ne détecte pas à temps. Une surveillance de chaque risque critique est donc nécessaire.

 

Dans certaines entreprises n’ayant pas instauré de procédure de gestion des risques, la prévention est souvent une initiative du gestionnaire. Dans mon cas, je me suis occupée de l’harmonisation des processus sur les commandes récurrentes d’un client, de la formation des traducteurs sur des projets spécifiques, et  de l’organisation des fichiers de références pour chacun des clients.

 

En conclusion

Les risques ont plusieurs origines: le contexte du projet, l’organisation du gestionnaire, les ressources en cours, ou la communication entre les différents acteurs. Les impacts peuvent être la marge de bénéfice, la qualité, le délai de livraison ou encore la relation avec le client.

Une procédure de gestion des risques comme celle en cinq étapes doit alors être mise en place. Si celle-ci n’est pas instaurée par l’entreprise, alors le gestionnaire peut tout de même mettre en place des solutions face aux problèmes réguliers et prendre des initiatives de prévention sur les projets dont il s’occupe.

 

Sources

Imaï K, Nonaka I, Takeuchi H. 1985. Managing the new product developement process: how japanese companies learn and unlearn. Dans:  K Clark, R Hayes, C Lorenz (Eds.), The Uneasy alliance. Managing the productivity – technology dilemma.: pp. 337-376. Harvard Business School Press: Boston, MA.

Mélédo Claude-Henri. 16 May 2011. La Matrice D’Eisenhower… Pour Prioriser Vos Actions. Décidéo.  Web. 14 Sept. 2016   (http://www.decideo.fr/datavisual/La-Matrice-d-Eisenhower-pour-prioriser-vos-actions_a30.html)

Matis Nancy, 2015, Translation Project Management. Université Charles de Gaulles Lille III.

Desquilbet Jean-Baptiste, 2016. Principes de gestion des risques. Université de Lille I  (http://jb.desquilbet.pagesperso-orange.fr/docs/M2_GR01_principes.pdf)